כמעסיק, חשוב לשמור את הנתונים של העובדים שלך בצורה נכונה. בכך, אתה מחויב לשמור רישומי כוח אדם של הנתונים האישיים של העובדים. בעת אחסון נתונים כאלה, יש לקחת בחשבון את חוק הגנת הפרטיות הכללית (AVG) ואת חוק היישום הכללי להגנת המידע (UAVG). ה-AVG מטיל חובות על המעסיק בקשר לעיבוד נתונים אישיים. באמצעות רשימת בדיקה זו תדע אם תיקי כוח האדם שלך עומדים בדרישות.
- אילו נתונים עשויים להיות מעובדים בתיק כוח אדם?
הכלל העיקרי שנקבע הוא כי ניתן לכלול רק נתונים הדרושים לצורך תיק כוח האדם: ביצוע תקין של חוזה העבודה עם העובד.
בכל מקרה, נתונים אישיים 'רגילים' יישמרו כגון:
- שם;
- כתובת;
- תאריך לידה;
- העתק דרכון/תעודת זהות;
- מספר BSN
- חוזה עבודה חתום הכולל תנאי העסקה ונספחים;
- נתוני ביצועים ופיתוח עובדים, כגון דוחות הערכה.
מעסיקים רשאים לבחור להרחיב את תיק העובדים כך שיכלול נתונים נוספים כגון הערות אישיות של המעסיק, תיעוד של היעדרות, תלונות, אזהרות, תיעוד ראיונות וכו'.
כמעסיק, חשוב לעדכן את הנתונים הללו באופן שוטף על מנת לשמור על נכונות ודיוק ביחס לתקופות שמירה חוקיות.
- מתי ניתן לעבד נתונים אישיים 'רגילים' בתיק כוח אדם?
על מעסיק לשקול מתי ואילו נתונים אישיים 'רגילים' עשויים להיות מאוחסנים בתיק כוח האדם. לפי סעיף 6 AVG, מעסיקים יכולים לאחסן נתונים אישיים 'רגילים' בתיק העובדים באמצעות 6 סיבות. סיבות אלו כוללות:
- העובד נתן הסכמה לעיבוד;
- העיבוד הכרחי לביצוע הסכם (העסקה) עובד;
- העיבוד הכרחי בגלל חובה חוקית המוטלת על המעסיק (כגון תשלום מסים ודרמות);
- העיבוד הכרחי כדי להגן על האינטרסים החיוניים של העובד או אדם טבעי אחר (דוגמה משחקת כאשר סכנה חריפה קרובה אך העובד אינו מסוגל נפשית לתת הסכמה);
- העיבוד נחוץ לאינטרס ציבורי/סדר ציבורי;
- העיבוד הכרחי כדי לספק את האינטרסים הלגיטימיים של המעסיק או הצד השלישי (למעט מקום שבו האינטרסים של העובד עולים על האינטרסים הלגיטימיים של המעסיק).
- אילו נתונים אסור לעבד בתיק כוח אדם?
מלבד הנתונים ה'רגילים' הכלולים בקובץ, ישנם גם נתונים ש(בדרך כלל) לא אמורים להיכלל מכיוון שהם רגישים במיוחד באופיים. אלו הם הנתונים ה'מיוחדים' וכוללים:
- אמונות;
- נטייה מינית;
- גזע או מוצא אתני;
- נתונים רפואיים (כולל כאשר מסופקים מרצון על ידי עובד).
ניתן לאחסן נתונים 'מיוחדים' תחת ה-AVG רק ב-10 חריגים. 3 החריגים העיקריים הם כדלקמן:
- העובד נתן הסכמה מפורשת לעיבוד;
- אתה מעבד נתונים אישיים שהעובד עצמו חשף בכוונה;
- העיבוד הכרחי למען אינטרס ציבורי גובר (נדרש בסיס משפטי הולנדי כדי להפעיל זאת).
- אמצעי אבטחה של תיקי כוח אדם
מי רשאי לראות את תיק כוח האדם?
ניתן לעיין בתיק כוח האדם רק על ידי מי שדרושה להם גישה לצורך ביצוע עבודה. אנשים אלה כוללים, למשל, את המעסיק ועובדי מחלקת משאבי אנוש. לעובד עצמו יש גם זכות לעיין בתיק כוח האדם שלו ולתקן מידע שגוי.
דרישות אבטחה לקובץ
מלבד זאת, חשוב לקחת בחשבון שה-AVG מטיל דרישות לאחסון דיגיטלי או נייר של תיקי כוח אדם. כמעסיק, אתה מחויב לנקוט באמצעים להגנה על פרטיות העובד. לכן יש להגן על הקובץ מפני פשעי סייבר, גישה לא מורשית, שינוי או מחיקה.
- תקופת שמירת תיקי הצוות
ה-AVG קובע כי נתונים אישיים עשויים להישמר לתקופה מוגבלת. חלק מהנתונים כפופים לתקופת שמירה סטטוטורית. לגבי נתונים אחרים, המעסיק נדרש לקבוע מגבלות זמן למחיקה או לבדיקה תקופתית של דיוק הנתונים. ה-AVG קובע כי יש לנקוט באמצעים סבירים כדי להבטיח שמידע לא מדויק נשמר בקובץ.
רוצה לדעת עוד על תקופות שמירת תיקי צוות? אז קרא את הבלוג שלנו תקופות שמירת תיקי עובדים.
האם תיק כוח האדם שלך עומד בדרישות המפורטות לעיל? אז רוב הסיכויים שהוא תואם AVG.
אם לאחר קריאת בלוג זה עדיין יש לך שאלות לגבי קובץ כוח אדם או לגבי AVG, אנא צור איתנו קשר. שֶׁלָנוּ עורכי דין לעבודה ישמח לעזור לך!
