מעסיקים מעבדים הרבה נתונים על העובדים שלהם לאורך זמן. כל הנתונים האלה מאוחסנים בקובץ כוח אדם. קובץ זה מכיל נתונים אישיים חשובים ומסיבה זו, חיוני לעשות זאת בצורה מאובטחת ונכונה. כמה זמן מעסיקים רשאים (או, במקרים מסוימים, נדרשים) לשמור נתונים אלה? בבלוג זה תוכלו לקרוא עוד על תקופת השמירה החוקית של תיקי כוח אדם וכיצד להתמודד איתה.
מהו תיק כוח אדם?
כפי שצוין לעיל, מעסיק נאלץ פעמים רבות להתמודד עם נתוני כוח אדם של עובדיו. מידע זה חייב להיות מאוחסן כראוי ולאחר מכן להשמיד. זה נעשה באמצעות תיק כוח אדם. זה כולל את פרטי השם והכתובת של עובדים, חוזי עבודה, דוחות ביצוע וכו'. נתונים אלה חייבים לעמוד בדרישות בהתאם לתקנות AVG, ויש לשמור אותם לפרק זמן מסוים.
(אם אתה רוצה לדעת אם קובץ כוח האדם שלך עומד בדרישות ה-AVG, עיין ברשימת התיוג של AVG לקובץ כוח האדם שלנו כאן)
שמירת נתוני עובדים
ה-AVG אינו נותן תקופות שמירה ספציפיות עבור נתונים אישיים. אין תשובה פשוטה לתקופת השמירה של תיק כוח אדם, שכן הוא מורכב מסוגים שונים של נתונים (אישיים). תקופת שמירה שונה חלה על כל קטגוריה של נתונים. זה גם משפיע אם האדם עדיין שכיר, או עזב את העבודה.
קטגוריות של תקופות שמירה
כאמור לעיל, ישנן תקופות שמירה שונות הקשורות לשמירת נתונים אישיים בתיק כוח אדם. ישנם שני קריטריונים שיש לקחת בחשבון, כלומר האם עובד עדיין מועסק, או עזב את עבודתו. להלן ניתן לראות מתי יש להשמיד נתונים מסוימים, או ליתר דיוק לשמור.
תיק כוח אדם נוכחי
לא נקבעות תקופות שמירה קבועות לנתונים הכלולים בתיק כוח אדם שוטף של עובד שעדיין מועסק. ה-AVG רק מטיל חובה על מעסיקים לשמור על תיקי כוח אדם 'עדכניים'. המשמעות היא שהמעסיק עצמו מחויב לקבוע מועד לעיון תקופתי בתיקי כוח אדם והשמדת נתונים מיושנים.
פרטי הבקשה
יש להשמיד את נתוני הבקשה הנוגעים למועמד שלא התקבל לעבודה תוך 4 שבועות לכל היותר מסיום הליך הגשת הבקשה. נתונים כגון מוטיבציה או מכתב בקשה, קורות חיים, הצהרה על התנהגות, התכתבות עם הפונה נכללים בקטגוריה זו. בהסכמת המבקש, ניתן לשמור את הנתונים למשך כשנה.
תהליך שילוב מחדש
כאשר עובד סיים תהליך השתלבות וחוזר לעבודתו, חלה תקופת שימור מקסימלית של שנתיים לאחר סיום ההשתלבות. קיים חריג לכך כאשר המעסיק הוא מבטח עצמי. במצב זה חלה תקופת שמירה של 2 שנים.
מקסימום שנתיים לאחר סיום העבודה
לאחר עזיבת עובד עבודה, עיקר הנתונים (האישיים) בתיק כוח האדם כפופים לתקופת שמירה של עד שנתיים.
קטגוריה זו כוללת:
- חוזי עבודה ותיקונים בהם;
- התכתבות הנוגעת להתפטרות;
- דוחות של הערכות וסקירות ביצועים;
- התכתבות הקשורה לקידום/הורדה בדרגה;
- התכתבות על מחלה של UWV ורופא החברה;
- דיווחים הקשורים לחוק שיפור שומר הסף;
- הסכמים על חברות בוועד עובדים;
- עותק של תעודה.
לפחות 5 שנים לאחר סיום העבודה
נתוני תיקי כוח אדם מסוימים כפופים לתקופת שמירה של 5 שנים. המעסיק מחויב אפוא לשמור נתונים אלו לתקופה של 5 שנים לאחר עזיבת העובד. אלו הנתונים הבאים:
- דוחות מס שכר;
- עותק של מסמך זיהוי עובד;
- נתוני אתניות ומוצא;
- נתונים הקשורים למסי שכר.
לפיכך יש לשמור נתונים אלו לפחות חמש שנים, גם אם יוחלפו בהצהרות חדשות בתיק כוח האדם.
לפחות 7 שנים לאחר סיום העבודה
בהמשך, חלה על המעסיק גם מה שמכונה 'חובה לשמירת מס'. זה מחייב את המעסיק לשמור את כל הרישומים הבסיסיים לתקופה של 7 שנים. אז זה כולל נתונים בסיסיים, עיטורי שכר, רישומי שכר והסכמי שכר.
פג תקופת השמירה?
כאשר תמה תקופת שמירה מקסימלית של נתונים מתיק כוח אדם, המעסיק רשאי לא להשתמש יותר בנתונים. לאחר מכן יש להשמיד את הנתונים הללו.
כאשר תמה תקופת שמירה מינימלית, המעסיק אולי להשמיד את הנתונים האלה. חריג חל כאשר חלפה תקופת שמירה מינימלית והעובד מבקש להשמיד את הנתונים.
יש לך שאלות לגבי תקופות שמירה של תיקי צוות או תקופות שמירה עבור נתונים אחרים? אם כן, אנא פנה אלינו. שֶׁלָנוּ עורכי דין לעבודה ישמח לעזור לך!
