חוק ההגשה האלקטרונית ברישומים מסחריים: כיצד הממשלה נעה עם התקופות

מבוא

עזרה ללקוחות בינלאומיים שיש להם עסק בהולנד היא חלק מהתרגול היומי שלי. אחרי הכל, הולנד היא מדינה נהדרת לנהל בה עסק, אך לימוד השפה או התרגלות לפרקטיקות העסקיות בהולנד יכול להיות לעיתים מורכב עבור חברות זרות. לכן יד עוזרת זוכה לעיתים קרובות להערכה. היקף העזרה שלי נע בין סיוע במשימות מורכבות, ועד עזרה בתקשורת עם הרשויות ההולנדיות. לאחרונה קיבלתי שאלה מלקוח כדי להסביר מה נאמר בדיוק במכתב של לשכת המסחר ההולנדית. המכתב הפשוט, אם כי החשוב והמידעי, עסק בחידוש בהגשת הדוחות הכספיים, שבקרוב יתאפשר באופן אלקטרוני בלבד. המכתב היה תוצאה של רצון הממשלה לעבור עם הזמנים, לנצל את היתרונות של חילופי נתונים אלקטרוניים ולהכניס דרך סטנדרטית לטיפול בתהליך החוזר השנתי הזה. זו הסיבה שיש להפקיד את הדוחות הכספיים באופן אלקטרוני משנת הכספים 2016 או 2017, כפי שהיא מגולמת במערכת ההפעלה הרטובה במסחר registers langs elektronische weg (החוק להגשת הגשת אלקטרונית בפנקסים מסחריים) שהוצג יחד עם Besluit elektronische הדחת רשומות מסחר (החלטה על תיוק אלקטרוני ברישומים מסחריים); האחרון מספק הוראות מפורטות ומפורטות. די בפה, אבל מה בדיוק כרוכים בחוק וההחלטה האלה?

החוק ההולנדי על תיוק אלקטרוני ברישומים מסחריים - כיצד הממשלה עוברת עם הזמנים

אז והיום

Previously, the financial statements could be deposited at the Chamber of Commerce both electronically and on paper. The Dutch Civil Code still largely knows provisions based on the deposit on paper. Presently, this method can be seen as outdated and I was actually a bit surprised that this development has not arisen earlier. It is not hard to imagine that the filing of financial statements on paper has a lot of disadvantages compared to the electronic filing of these documents when looking from a cost and time perspective. Think of costs for paper and the costs and time needed to put the annual statements on paper and submit them – also on paper – to the Chamber of Commerce, which then has to process these written documents, not even mentioning the time and costs that arise when letting an accountant draft or verify these (non-standardized) financial statements. Therefore, the government proposed to make use of “SBR” (short for: Standard Business Report), which is a standardized electronical method of creating and submitting financial information and documents, based on a catalogue of data (the Dutch Taxonomie). This catalogue contains definitions of data, which can be used to create the financial statements. Another advantage of the SBR-method is that not only the exchange of data between the corporation and the Chamber of Commerce will be simplified, but, as a result of the standardization, the exchange of data with third parties will become easier as well. Small corporations can already submit the annual statements electronically through the use of the SBR-method since 2007. For medium-sized and large businesses this possibility has been introduced in 2015.

אז, מתי ולמי?

הממשלה הבהירה כי התשובה לשאלה זו היא מקרה טיפוסי של "ענייני גודל". עסקים קטנים יהיו מחויבים להגיש את הדוחות הכספיים באופן אלקטרוני דרך SBR החל משנת הכספים 2016 ואילך. כחלופה, לעסקים קטנים אשר (מגייסים ו) מגישים את הדוחות הכספיים עצמם, יש אפשרות להפקיד את הדוחות דרך שירות מקוון חינם - השירות "zelf deponeren jaarrekening" - הפועל מאז 2014. היתרון בכך השירות הוא שלא יהיה צורך לרכוש תוכנה "תואמת SBR". עסקים בינוניים יצטרכו להגיש את הדוחות הכספיים דרך SBR החל משנת הכספים 2017 ואילך. גם לעסקים אלה יושק שירות מקוון זמני ואלטרנטיבי ("opstellen jaarrekening"). באמצעות שירות זה, עסקים בינוניים יכולים לנסח את הדוחות הכספיים עצמם במתכונת XBRL. לאחר מכן ניתן להגיש הצהרות אלה דרך פורטל מקוון ("Digipoort"). משמעות הדבר היא כי התאגיד לא בהכרח יצטרך לקנות תוכנה "תואמת SBR" באופן מיידי. שירות זה יהיה זמני ויתקיים לאחר חמש שנים, החל משנת 2017. אין חובה לעסקים גדולים ולמבני קבוצות בינוניים להגיש את הדוחות הכספיים באמצעות SBR. הסיבה לכך היא שעסקים אלה נאלצים להתמודד עם מערכת מורכבת מאוד של דרישות. הציפייה היא שלעסקים אלה תהיה הזדמנות לבחור בין הגשת דרך SBR או הגשת דרך פורמט אירופי ספציפי משנת 2019 ואילך.

אין חוקים ללא חריגים

כלל לא יהיה כלל אם לא היו חריגים לעשות. שניים, ליתר דיוק. הכללים החדשים הנוגעים להגשת הדוחות הכספיים אינם חלים על גורמים משפטיים וחברות שיש להם משרד רשום מחוץ להולנד, שעל בסיס הנדלס ריסטרבסבל 2008 (החלטת המרשם המסחרי 2008) מוטלת החובה להגיש את המסמכים הכספיים. בלשכת המסחר, ככל ובאופן שבו יש לחשוף מסמכים אלה במדינת המשרד הרשום. החריג השני נעשה למנפיקים כהגדרתו בסעיף 1: 1 לחוק Wft (חוק הפיקוח הפיננסי) וחברות בנות של מנפיק, במקרה שמדובר במנפיקים עצמם. מנפיק הוא מי שרוצה להנפיק ניירות ערך או מתכוון להנפיק ניירות ערך.

נקודות תשומת לב אחרות

ובכל זאת, זה לא הכל. ישויות משפטיות עצמן צריכות לשים לב לכמה היבטים נוספים שיש להם חשיבות. אחד ההיבטים הללו הוא העובדה שהישות המשפטית תישאר אחראית להגשת דוחות כספיים התואמים את החוק. פירוש הדבר, בין היתר, כי הדוחות הכספיים צריכים להיות מסוגלים ליצור תובנה כזו שניתן להעריך די הצורך את מצבה הכספי של הישות המשפטית. לפיכך אני ממליץ לכל חברה לבדוק היטב את הנתונים בדוחות הכספיים לפני הגשתם בכל עת. ואחרון חביב, שימו לב לעובדה שסירוב להגיש את ההצהרות באופן שנקבע, יהווה עבירה על בסיס חוק Wet op de Economische Delicten (חוק עבירה כלכלית). באופן נוח, אושר כי הדוחות הכספיים שנוצרו בשיטת SBR יכולים לשמש את אסיפת בעלי המניות בכדי לקבוע דוחות אלה. חשבונות אלה יכולים להיות כפופים גם לביקורת על ידי רואה חשבון בהתאם לסעיף 2: 393 לחוק האזרחי ההולנדי.

סיכום

עם כניסתו של חוק הגשת האלקטרונים ברישומים מסחריים וההחלטה הנלווית אליו, הציגה הממשלה חתיכה יפה של התקדמות. כתוצאה מכך, יהפוך לחובה לעסקים קטנים ובינוניים להפקיד את הדוחות הכספיים באופן אלקטרוני משנים 2016 ו -2017 בהתאמה, אלא אם כן החברה תיכנס לתחתית אחד החריגים. היתרונות הם רבים. ובכל זאת, אני ממליץ לכל החברות לשמור על השכל, כיוון שהאחריות הסופית עדיין מוטלת על חברות המחויבות לתיקיהן עצמן וכדירקטור בחברה, אתה בוודאי לא רוצה שתישאר עם התוצאות.

צור קשר

אם יש לך שאלות או הערות נוספות לאחר קריאת מאמר זה, אל תהסס ליצור קשר עם מר. מקסים חודק, עו"ד ב Law & More דרך maxim.hodak@lawandmore.nl או מר. טום מייביס, עו"ד ב Law & More דרך tom.meevis@lawandmore.nl או התקשר אלינו למספר +31 (0) 40-3690680.

שתפו אותי