חוק ההגשה האלקטרונית ברישומים מסחריים: כיצד הממשלה נעה עם התקופות

מבוא

עזרה ללקוחות בינלאומיים שיש להם עסק בהולנד היא חלק מהתרגול היומי שלי. אחרי הכל, הולנד היא מדינה נהדרת לנהל בה עסק, אך לימוד השפה או התרגלות לפרקטיקות העסקיות בהולנד יכול להיות לעיתים מורכב עבור חברות זרות. לכן יד עוזרת זוכה לעיתים קרובות להערכה. היקף העזרה שלי נע בין סיוע במשימות מורכבות, ועד עזרה בתקשורת עם הרשויות ההולנדיות. לאחרונה קיבלתי שאלה מלקוח כדי להסביר מה נאמר בדיוק במכתב של לשכת המסחר ההולנדית. המכתב הפשוט, אם כי החשוב והמידעי, עסק בחידוש בהגשת הדוחות הכספיים, שבקרוב יתאפשר באופן אלקטרוני בלבד. המכתב היה תוצאה של רצון הממשלה לעבור עם הזמנים, לנצל את היתרונות של חילופי נתונים אלקטרוניים ולהכניס דרך סטנדרטית לטיפול בתהליך החוזר השנתי הזה. זו הסיבה שיש להפקיד את הדוחות הכספיים באופן אלקטרוני משנת הכספים 2016 או 2017, כפי שהיא מגולמת במערכת ההפעלה הרטובה במסחר registers langs elektronische weg (החוק להגשת הגשת אלקטרונית בפנקסים מסחריים) שהוצג יחד עם Besluit elektronische הדחת רשומות מסחר (החלטה על תיוק אלקטרוני ברישומים מסחריים); האחרון מספק הוראות מפורטות ומפורטות. די בפה, אבל מה בדיוק כרוכים בחוק וההחלטה האלה?

החוק ההולנדי על תיוק אלקטרוני ברישומים מסחריים - כיצד הממשלה עוברת עם הזמנים

אז והיום

בעבר ניתן היה להפקיד את הדוחות הכספיים בלשכת המסחר באופן אלקטרוני וגם על הנייר. הקוד האזרחי ההולנדי עדיין מכיר במידה רבה הוראות המבוססות על ההפקדה על הנייר. נכון לעכשיו, ניתן לראות שיטה זו מיושנת ולמעשה הייתי קצת מופתע מכך שהתפתחות זו לא התעוררה קודם לכן. לא קשה לדמיין שלגשת הדוחות הכספיים על הנייר יש חסרונות רבים בהשוואה לתיקון אלקטרוני של מסמכים אלה כאשר מסתכלים מנקודת מבט עלות וזמן. חשוב על עלויות נייר ועלויות וזמן הדרוש להעלאת הדוחות השנתיים על הנייר והגשתם - גם על הנייר - ללשכת המסחר, אשר לאחר מכן צריך לעבד מסמכים כתובים אלה, אפילו לא להזכיר את הזמן והעלויות המתעוררים כאשר נותן לחשב לנסח או לאמת דוחות כספיים אלה (לא סטנדרטיים). לכן הציעה הממשלה לעשות שימוש ב- "SBR" (קיצור של: דו"ח עסקי רגיל), שהיא שיטה אלקטרונית סטנדרטית ליצירה והגשת מידע פיננסי ומסמכים, המבוססת על קטלוג נתונים (הטקסונומיה ההולנדית). קטלוג זה מכיל הגדרות נתונים אשר באמצעותן ניתן ליצור את הדוחות הכספיים. יתרון נוסף בשיטת SBR הוא שלא רק חילופי הנתונים בין התאגיד ללשכת המסחר יופשטו, אלא כתוצאה מהתקינה, חילופי הנתונים עם צדדים שלישיים יהפכו לקלים יותר גם כן. תאגידים קטנים כבר יכולים להגיש את הדוחות השנתיים באופן אלקטרוני באמצעות שיטת SBR מאז 2007. עבור עסקים בינוניים וגדולים אפשרות זו הוצגה בשנת 2015.

אז, מתי ולמי?

הממשלה הבהירה כי התשובה לשאלה זו היא מקרה טיפוסי של "ענייני גודל". עסקים קטנים יהיו מחויבים להגיש את הדוחות הכספיים באופן אלקטרוני דרך SBR החל משנת הכספים 2016 ואילך. כחלופה, לעסקים קטנים אשר (מגייסים ו) מגישים את הדוחות הכספיים עצמם, יש אפשרות להפקיד את הדוחות דרך שירות מקוון חינם - השירות "zelf deponeren jaarrekening" - הפועל מאז 2014. היתרון בכך השירות הוא שלא יהיה צורך לרכוש תוכנה "תואמת SBR". עסקים בינוניים יצטרכו להגיש את הדוחות הכספיים דרך SBR החל משנת הכספים 2017 ואילך. גם לעסקים אלה יושק שירות מקוון זמני ואלטרנטיבי ("opstellen jaarrekening"). באמצעות שירות זה, עסקים בינוניים יכולים לנסח את הדוחות הכספיים עצמם במתכונת XBRL. לאחר מכן ניתן להגיש הצהרות אלה דרך פורטל מקוון ("Digipoort"). משמעות הדבר היא כי התאגיד לא בהכרח יצטרך לקנות תוכנה "תואמת SBR" באופן מיידי. שירות זה יהיה זמני ויתקיים לאחר חמש שנים, החל משנת 2017. אין חובה לעסקים גדולים ולמבני קבוצות בינוניים להגיש את הדוחות הכספיים באמצעות SBR. הסיבה לכך היא שעסקים אלה נאלצים להתמודד עם מערכת מורכבת מאוד של דרישות. הציפייה היא שלעסקים אלה תהיה הזדמנות לבחור בין הגשת דרך SBR או הגשת דרך פורמט אירופי ספציפי משנת 2019 ואילך.

אין חוקים ללא חריגים

כלל לא יהיה כלל אם לא היו חריגים לעשות. שניים, ליתר דיוק. הכללים החדשים הנוגעים להגשת הדוחות הכספיים אינם חלים על גורמים משפטיים וחברות שיש להם משרד רשום מחוץ להולנד, שעל בסיס הנדלס ריסטרבסבל 2008 (החלטת המרשם המסחרי 2008) מוטלת החובה להגיש את המסמכים הכספיים. בלשכת המסחר, ככל ובאופן שבו יש לחשוף מסמכים אלה במדינת המשרד הרשום. החריג השני נעשה למנפיקים כהגדרתו בסעיף 1: 1 לחוק Wft (חוק הפיקוח הפיננסי) וחברות בנות של מנפיק, במקרה שמדובר במנפיקים עצמם. מנפיק הוא מי שרוצה להנפיק ניירות ערך או מתכוון להנפיק ניירות ערך.

נקודות תשומת לב אחרות

ובכל זאת, זה לא הכל. ישויות משפטיות עצמן צריכות לשים לב לכמה היבטים נוספים שיש להם חשיבות. אחד ההיבטים הללו הוא העובדה שהישות המשפטית תישאר אחראית להגשת דוחות כספיים התואמים את החוק. פירוש הדבר, בין היתר, כי הדוחות הכספיים צריכים להיות מסוגלים ליצור תובנה כזו שניתן להעריך די הצורך את מצבה הכספי של הישות המשפטית. לפיכך אני ממליץ לכל חברה לבדוק היטב את הנתונים בדוחות הכספיים לפני הגשתם בכל עת. ואחרון חביב, שימו לב לעובדה שסירוב להגיש את ההצהרות באופן שנקבע, יהווה עבירה על בסיס חוק Wet op de Economische Delicten (חוק עבירה כלכלית). באופן נוח, אושר כי הדוחות הכספיים שנוצרו בשיטת SBR יכולים לשמש את אסיפת בעלי המניות בכדי לקבוע דוחות אלה. חשבונות אלה יכולים להיות כפופים גם לביקורת על ידי רואה חשבון בהתאם לסעיף 2: 393 לחוק האזרחי ההולנדי.

סיכום

עם כניסתו של חוק הגשת האלקטרונים ברישומים מסחריים וההחלטה הנלווית אליו, הציגה הממשלה חתיכה יפה של התקדמות. כתוצאה מכך, יהפוך לחובה לעסקים קטנים ובינוניים להפקיד את הדוחות הכספיים באופן אלקטרוני משנים 2016 ו -2017 בהתאמה, אלא אם כן החברה תיכנס לתחתית אחד החריגים. היתרונות הם רבים. ובכל זאת, אני ממליץ לכל החברות לשמור על השכל, כיוון שהאחריות הסופית עדיין מוטלת על חברות המחויבות לתיקיהן עצמן וכדירקטור בחברה, אתה בוודאי לא רוצה שתישאר עם התוצאות.

צור קשר

אם יש לך שאלות או הערות נוספות לאחר קריאת מאמר זה, אל תהסס ליצור קשר עם מר. מקסים חודק, עו"ד ב Law & More באמצעות [מוגן בדוא"ל] או אדוני טום מייביס, עו"ד ב Law & More באמצעות [מוגן בדוא"ל] או התקשר אלינו למספר +31 (0) 40-3690680.

שתפו אותי
Law & More B.V.