כל התחייבות במסגרת ה-GDPR קשורה לתפקיד. הבקר קובע את מטרות ואמצעי העיבוד; המעבד מעבד נתונים אישיים מטעם הבקר ובהוראתו. קביעת התפקיד שממלא צד היא הצעד הראשון בכל הערכת הגנת מידע, משום שהיא מחליטה למי חייב להיות בסיס חוקי, מי עונה לבקשות של נושא המידע, מי מדווח על הפרה ומי אחראי.
המבחן הוא עובדתי, לא חוזי
הגדרת צד כמעבד נתונים בחוזה אינה הופכת אותו לכזה. מה שחשוב הוא מי מחליט בפועל מדוע הנתונים מעובדים, ולמעשה, כיצד. ספק המשתמש בנתונים למטרותיו שלו - לשיפור המוצר שלו, לבניית פרופיל, לשווק לאנשים הנוגעים בדבר - הוא בקר בעיבוד זה, יהיה אשר יהיה ההסכם.
מעבדים אופייניים: ספק אירוח, לשכת שכר הפועלת אך ורק על פי הוראות, שירות משלוח דוא"ל. בקרים אופייניים למרות שהם מועסקים על ידי צד אחר: רואה חשבון המבצע ביקורת סטטוטורית, עורך דין המנהל תיק, שירות בריאות תעסוקתית במילוי תפקידיו המקצועיים.
בקרים משותפים
כאשר שני צדדים קובעים במשותף את המטרות והאמצעים, הם בעלי אחריות משותפת ועליהם לקבוע את אחריותם בהסכם ביניהם, במיוחד בכל הנוגע לזכויות נושא המידע וחובות המידע. מהות ההסכם חייבת להיות זמינה לאנשים הנוגעים בדבר.
שליטה משותפת מתעוררת לעתים קרובות יותר ממה שארגונים מצפים: פלטפורמות משותפות, קמפיינים משותפים ודפי מדיה חברתית טופלו כולם כבעלות משותפת על מידע. נושא מידע רשאי לממש את זכויותיו כנגד כל אחד מבעלי המידע המשותפים ללא קשר להקצאה הפנימית.
הסכם העיבוד
כאשר מעסיקים מעבד נתונים, הסכם בכתב הוא חובה, ותוכנו נקבע: נושא ומשכו, אופיו ומטרה, סוגי הנתונים וקטגוריות של נושאי הנתונים, הוראות הבקר, סודיות, אמצעי אבטחה, תנאים להעסקת מעבדי משנה, סיוע בבקשות נושאי נתונים ודיווח על הפרות, מה קורה לנתונים בסוף, וזכויות ביקורת.
שני סעיפים גורמים לרוב הצרות בפועל. עיבוד משנה: אישור כללי בכתב מותר, אך על המעבד להודיע לגורם האחראי על השינויים הצפויים ולתת לו את ההזדמנות להתנגד. והחזרה או מחיקה בסוף: הסכימו איזו, ובאיזה פורמט, לפני סיום הקשר ולא במהלך מחלוקת.
אחריות
בקר אחראי לנזק שנגרם מעיבוד המפר את התקנה. מעבד אחראי רק כאשר לא עמד בחובות המופנות ספציפית למעבדים, או פעל מחוץ להוראות חוקיות או בניגוד להן. כאשר שניהם מעורבים באותו עיבוד, כל אחד מהם יכול להיות אחראי למלוא הנזק כלפי האדם, עם זכות חזרה ביניהם לאחר מכן - ולכן הוראות הפיצויים בהסכם עיבוד ראויות לנהל משא ומתן כראוי.
עצה
אנו מעריכים תפקידים בשרשרת נתונים, מנסחים ובודקים הסכמי עיבוד והסדרי בקרה משותפים, ומייעצים בנוגע לחבות לאחר תקרית. אנא צרו קשר. Law & More.
