מסגרת ממשל תאגידי תחת החוק ההולנדי

מסגרת ממשל תאגידי היא מערכת הכללים שקובעת מי בחברה שלך מחליט מה, מי מפקח וכיצד דירקטורים מתחייבים להחלטותיהם. בהולנד, רוב המסגרת הזו קבועה בחוק בספר 2 של הקודקס האזרחי ההולנדי (Burgerlijk Wetboek, BW); קוד הממשל התאגידי ההולנדי מוסיף כללי "ציית או הסבר" מחייבים רק עבור חברות ציבוריות.

עבור חברה פרטית (bv), המסגרת היא בעיקר תקנון החברה, הסכם בעלי המניות וכמה כללים פנימיים. עבור חברה רשומה או חברה גדולה, היא כוללת גם מבנה פיקוח, ועדות וחובות דיווח נרחבות. להלן נסביר את אבני הבניין המשפטיות, הבחירות שתוכלו לעשות והשלבים ליישום מסגרת מעשית.

מדוע מסגרת ממשל חשובה?

מסגרת ברורה מונעת מחלוקות על סמכות ומגנה על דירקטורים מפני אחריות. היא גם מראה למשקיעים, לבנקים ולרגולטורים שההחלטות מתקבלות בזהירות.

על פי החוק ההולנדי, דירקטורים חייבים למלא את תפקידם כראוי (סעיף 2:9 לחוק BW). אם החלטה משתבשת, השאלה היא האם הדירקטור פעל בזהירות הראויה, התחשב במידע הנכון וכבדה את הכללים הפנימיים. מסגרת המתעדת מי מחליט מה, ועל סמך מה, היא הראיה הטובה ביותר לכך שזה היה המצב.

זה גם מונע מקור משותף לסכסוך. בסכסוכים רבים בין בעלי מניות, הבעיה הבסיסית אינה החלטה גרועה אלא חוסר ודאות לגבי מי הורשה לקבל אותה. כללים ברורים לגבי סמכות, אישור ומידע מונעים את חוסר הוודאות הזה.

מה אומר החוק ההולנדי לגבי אינטרס החברה?

על הדירקטורים לפעול לטובת החברה ועסקיה (vennootschapelijk belang). זהו לא רק אינטרס בעלי המניות.

בית המשפט העליון (Hoge Raad) אישר בפסק הדין בקנקון (ECLI:NL:HR:2014:797) כי על דירקטורים לקחת בחשבון את האינטרסים של כל המעורבים בחברה, כגון בעלי מניות, עובדים ונושים. תוך כדי שירות האינטרסים של החברה, על הדירקטורים להימנע מפגיעה בבעלי עניין אלה שלא לצורך או באופן לא פרופורציונלי.

מודל בעלי עניין זה עובר דרך חוק התאגידים ההולנדי. הוא מסביר מדוע למועצת העובדים יש השפעה ממשית, מדוע דירקטוריון פיקוח בחברה גדולה חייב לשקול גם את האינטרסים של העובדים, ומדוע קוד הממשל התאגידי ההולנדי מתייחס ליצירת ערך לטווח ארוך ולא לתשואה לבעלי המניות לטווח קצר.

לוח חד-שכבתי או דו-שכבתי: איזה מבנה מתאים?

החוק ההולנדי מתיר את שניהם. במבנה דו-שכבתי, דירקטוריון מנהל את החברה ודירקטוריון פיקוח נפרד (raad van commissarissen) מפקח עליה; במבנה חד-שכבתי, דירקטורים בכירים ודירקטורים שאינם מנהלים יושבים יחד בדירקטוריון אחד.

הלוח הדו-שכבתי

הדירקטוריון הדו-שכבתי הוא המודל ההולנדי המסורתי. הדירקטוריון (bestuur) מנהל את החברה. הדירקטוריון מפקח על ההנהלה ועל מהלך העניינים הכללי ומייעץ לדירקטוריון.

דירקטורים מפקחים חייבים לפעול גם לטובת החברה. הם אינם נציגים של בעלי המניות שמינו אותם. חובתם היא לפקח באופן עצמאי, לשאול שאלות קריטיות ולקבל מידע כראוי.

הלוח החד-שכבתי

החל מ-1 בינואר 2013, חברה בינלאומית (bv) או חברה חסכונית (nv) יכולה לבחור בדירקטוריון חד-שכבתי (סעיף 2:129a וסעיף 2:239a לחוק המסחר). דירקטורים בכירים מנהלים את החברה; דירקטורים שאינם בכירים מפקחים.

החוק דורש שיו"ר דירקטוריון חד-שכבתי יהיה דירקטור שאינו מנהל, וחלוקת המשימות תירשם בתקנון או בתקנון הדירקטוריון. מודל חד-שכבתי נבחר לעתים קרובות על ידי קבוצות בינלאומיות המכירות אותו, אך הוא דורש הסכמות ברורות לגבי מידע ואחריות. באופן עקרוני כל הדירקטורים חולקים אחריות קולקטיבית, מה שהופך חלוקת משימות נכונה לחשובה עבור הדירקטורים שאינם מנהלים.

מתי חובה להקים מבנה פיקוח?

עבור רוב החברות הפרטיות, מועצת פיקוח היא אופציונלית. היא הופכת לחובה במסגרת משטר החברות הגדולות (structuurregime) כאשר חברה עומדת בקריטריונים הסטטוטוריים במשך שלוש שנים רצופות.

קריטריונים אלה הם, בקצרה: הון מונפק ועתודות מעל סף סטטוטורי, מועצת עובדים שהוקמה במסגרת חובה חוקית, ולפחות 100 עובדים בהולנד (סעיפים 2:153 ו-2:263 לחוק המסחר). חברה הנמצאת תחת המשטר חייבת להיות בעלת מועצת פיקוח או דירקטוריון חד-שכבתי בעל סמכויות דומות. לאחר מכן, מועצת הפיקוח מקבלת סמכויות, כגון מינוי ופיטורי דירקטורים במשטר המלא, ומועצת העובדים מקבלת את הזכות להמליץ ​​על שליש מהדירקטורים המפקחים. ישנם פטורים ומשטר מקל עבור קבוצות בינלאומיות מסוימות.

מי מחליט מה: בעלי המניות, הדירקטוריון והמפקחים?

האסיפה הכללית (algemene vergadering) ממנה ומפטרת דירקטורים, מאשרת את הדוחות השנתיים ומחליטה על תיקונים לתקנון. הדירקטוריון מנהל את החברה ומייצג אותה.

עבור חברה אזרחית (bv), יש לקיים אסיפה כללית לפחות פעם בשנה, תוך שישה חודשים מתום שנת הכספים (סעיף 2:218 לחוק המסחר). התקנון יכול לתת לאסיפה הכללית את הסמכות לתת הוראות לדירקטוריון. הדירקטוריון חייב לפעול לפי הוראות אלה אלא אם כן הן סותרות את האינטרס של החברה (סעיף 2:239(4) לחוק המסחר).

רוב המסגרות מוסיפות רשימה של עניינים שמורים: החלטות הדורשות אישור מראש של האסיפה הכללית או הדירקטוריון המפקח. דוגמאות לכך הן רכישות מעל סכום קבוע, נטילת חוב משמעותי, כניסה לשווקים חדשים ומינוי הנהלה בכירה. זכויות אישור כאלה פועלות באופן פנימי. כלפי צדדים שלישיים, דירקטור המורשה לייצג את החברה יכול בדרך כלל עדיין לחייב אותה, גם ללא אישור פנימי (סעיף 2:240(3) BW). המאמר שלנו על הסכם בעלי המניות מסביר כיצד בעלי מניות יכולים לרשום הסדרים נוספים בינם לבין עצמם.

איך מתעדים זכויות החלטה?

יש לכלול את הכללים הבסיסיים בתקנון ואת הפרטים בתקנון הדירקטוריון ובמטריצת אישור. זה שומר על יציבות התקנון בעוד שניתן להתאים את הכללים היומיומיים.

מטריצת אישור מעשית קובעת, לפי סוג ההחלטה, מי מכין אותה, מי מחליט ומי חייב לאשר אותה, עם ספי ערך כספיים וכללי חתימה משותפת. היא גם מתעדת כיצד מטופלים סכסוכים וכיצד מתועדות החלטות. פרוטוקולים ותזכירי החלטות הם הוכחה מאוחר יותר לכך שהדירקטוריון פעל בזהירות.

אילו תפקידים יש לדירקטורים?

על דירקטורים למלא את תפקידיהם כראוי, לפעול לטובת החברה ולהימנע מקבלת החלטות בהן יש להם אינטרס אישי סותר. הפרת חובות אלה עלולה להוביל לאחריות אישית.

ניגודי עניינים

דירקטור בעל עניין אישי ישיר או עקיף המתנגש עם האינטרס של החברה אינו רשאי להשתתף בדיונים ובקבלת ההחלטות (סעיף 2:129(6) וסעיף 2:239(6) לחוק החברה). אם לא ניתן לקבל החלטה בדירקטוריון כתוצאה מכך, הדירקטוריון מחליט, או אם אין כזה, האסיפה הכללית, אלא אם כן התקנון קובע אחרת.

עסקאות עם צדדים קשורים, כגון חברה של דירקטור או בעל מניות עיקרי, מצריכות הליך נפרד. יש לתעד מי הצהיר על העניין, מי החליט ובאילו תנאים. עבור חברות רשומות, החוק מוסיף כללים ספציפיים לגבי עסקאות מהותיות עם צדדים קשורים.

אחריות הדירקטורים

דירקטור אחראי כלפי החברה רק אם ניתן להאשים אותו באופן רציני (ernstig verwijt) בביצוע לא תקין של תפקידיו. כלפי צדדים שלישיים ובמקרה של פשיטת רגל, עשויים לחול כללים מחמירים יותר.

בפשיטת רגל, דירקטורים יכולים להיות אחראים במשותף לגירעון אם בבירור ביצעו את תפקידיהם בצורה לא תקינה וזוהי סיבה חשובה לפשיטת הרגל (סעיף 2:248 לחוק החברות). אי ניהול חשבונות תקינים או אי הגשת הדוחות השנתיים בזמן יוצרים חזקה משפטית כי החובות בוצעו בצורה לא תקינה. חברה פרטית יכולה לבצע חלוקות לבעלי מניות רק אם הדירקטוריון מאשר אותן והחברה יכולה להמשיך לשלם את חובותיה לאחר מכן (סעיף 2:216 לחוק החברות). המאמרים שלנו בנושא אחריות דירקטורים ועל ביטחון פיננסי במסגרת דיני תאגידים דנים בסיכונים אלה ביתר פירוט.

מסגרת עבודה טובה מפחיתה את הסיכונים הללו. היא מתעדת איזה מידע היה לדירקטוריון, כיצד הוערכו הסיכונים ומי אישר את ההחלטה. פטור (decharge) מהאסיפה הכללית וביטוח דירקטורים ונושאי משרה יכולים להציע הגנה נוספת, אך רק בגבולות מסוימים.

כיצד אתם מארגנים ניהול סיכונים ובקרה פנימית?

הדירקטוריון אחראי על זיהוי הסיכונים העיקריים ועל בקרות שישמרו עליהם בגבולות מקובלים. הדירקטוריון המפקח או הדירקטורים שאינם מנהלים מפקחים על כך.

חברות רבות משתמשות במודלים מוכרים, כגון COSO לבקרה פנימית, ISO 31000 לניהול סיכונים ומודל שלושת הקווים לאבטחת סיכונים. במודל זה, ההנהלה מחזיקה בבעלות ומנהלת את הסיכונים, פונקציית סיכונים או ציות קובעת מדיניות ואתגרים, וביקורת פנימית מספקת אבטחה עצמאית לדירקטוריון.

עבור חברה קטנה יותר, מערכת פשוטה יותר עובדת: הפרדת תפקידים לתשלומים, עקרון ארבע עיניים מעל סכום קבוע, סגירה פיננסית חודשית ורישום סיכונים קצר עם הבעלים. הנקודה המרכזית היא שהדירקטוריון יוכל להראות שהוא הכיר את הסיכונים העיקריים ופעל על פיהם.

מה כדאי לארגן בנוגע ליושרה ודיווח על שחיתויות?

מעסיקים המעסיקים 50 עובדים או יותר חייבים להפעיל נוהל דיווח פנימי על חשד לעבירה במסגרת חוק הגנת חושפי שחיתויות (Wet bescherming klokkenluiders). מדווחים מוגנים מפני נקמה.

קוד התנהגות קובע את הכללים בנוגע לניגודי עניינים, מתנות ואיסור שוחד. ערוץ דיווח עובד רק אם אנשים נותנים בו אמון. זה דורש טיפול סודי, הליך ברור לחקירה ודירקטוריון או ועדה שעוקבים אחר דיווחים ואחר הלקחים שנלמדו.

איזה תפקיד ממלאים ועד העובדים ובעלי עניין אחרים?

חברה המעסיקה 50 עובדים או יותר בהולנד חייבת להקים מועצת עובדים (ondernemingsraad) על פי חוק מועצות העובדים (Wet op de ondernemingsraden, WOR). למועצת העובדים יש זכות להתייעץ לגבי החלטות כלכליות חשובות וזכות להסכמה לגבי כללי עבודה חשובים.

זכות הייעוץ מכסה החלטות כגון העברת שליטה, ארגון מחדש, השקעה משמעותית או מינוי או פיטוריו של דירקטור (סעיפים 25 ו-30 לחוק העבודה). יש לבקש את הייעוץ בשלב שבו הוא עדיין יכול להשפיע על ההחלטה. זכות ההסכמה מכסה הסדרים כגון פנסיה, שעות עבודה ומערכות ניטור כוח אדם (סעיף 27 לחוק העבודה). שלבו זכויות אלו בתכנון ההחלטות, ולא כמחשבה שלאחר מעשה.

בעלי המניות מממשים את זכויותיהם באסיפה הכללית. חברות רשומות גם מקיימות דיאלוג עם משקיעים. לבנקים ולגופים פיננסיים אחרים יש לעתים קרובות זכויות מידע ואישור במסגרת מסמכי ההלוואה, אשר צריכות לבוא לידי ביטוי במטריצת האישור.

אילו חובות דיווח חלות?

כל חברה מסחרית (BV) וחברה מסחרית (NV) חייבת להכין דוחות שנתיים, ובהתאם לגודלה, דוח ניהולי, ולהגישם ללשכת המסחר (KvK). חברות גדולות יותר חייבות גם הן לעבור ביקורת על הדוחות הכספיים שלהן.

עבור חברה מסחרית, הדירקטוריון מכין את הדוחות השנתיים תוך חמישה חודשים מתום שנת הכספים; האסיפה הכללית רשאית להאריך זאת עד חמישה חודשים (סעיף 2:210 לחוק המסחר). לאחר אימוץ הדוחות, יש להגיש אותם ל-KvK תוך שמונה ימים, ובכל מקרה תוך שנים עשר חודשים מתום שנת הכספים. הגשה מאוחרת עלולה להוביל לקנס, ובמקרה של פשיטת רגל, לחזקת ניהול לא תקין שהוזכרה לעיל.

דיווח קיימות במסגרת הנחיית האיחוד האירופי לדיווח קיימות תאגידית (CSRD) חל על חברות גדולות וחברות ציבוריות. היקפו ולוח הזמנים שלו שונו על ידי האיחוד האירופי בשנת 2025, לכן בדקו האם ומתי החברה שלכם נכללת בו.

מתי חל קוד הממשל התאגידי ההולנדי?

הקוד חל על חברות רשומות שמשרדן הרשום בהולנד. עליהן לציין בדוח הניהול שלהן האם הן עומדות בעקרונותיו ובהוראות הנוהג המומלץ ולהסביר כל סטייה.

לחובת "ציית או הסבר" זו יש בסיס סטטוטורי בסעיף 2:391 לחוק הממשל התאגידי ובצו הקשור בנושא תוכן דוח ההנהלה. הגרסה הנוכחית של הקוד היא מדצמבר 2022 ומעניקה תשומת לב רבה יותר ליצירת ערך בת קיימא לטווח ארוך, גיוון ותרבות החברה. ועדת המעקב אחר ממשל תאגידי מדווחת על אופן יישום הקוד בחברות.

חברות לא רשומות אינן מחויבות לקוד, אך רבות משתמשות בו כמקור מידע, למשל כאשר הן מתכוננות למשקיעים או למכירה. בחרו את האלמנטים המתאימים לגודלכם במקום להעתיק את הקוד כולו.

גיוון בדירקטוריון

החל מ-1 בינואר 2022, מועצת המנהלים של חברה ציבורית רשומה חייבת להיות מורכבת מלפחות שליש גברים ולפחות שליש נשים. מינוי שאינו עומד בדרישות אלו בטל.

חברות NV ו-BV גדולות חייבות גם לקבוע יעדים מתאימים ושאפתניים לאיזון המגדרי בדירקטוריון, בדירקטוריון הפיקוח ובהנהלה הבכירה, לגבש תוכנית להשגתם ולדווח על כך מדי שנה למועצה החברתית והכלכלית (SER).

אילו חוקי האיחוד האירופי משפיעים על הממשל?

מלבד חוקי החברות ההולנדיים, מספר כללים של האיחוד האירופי מטילים אחריות ישירה על הדירקטוריון. החשובים ביותר נוגעים להגנת מידע, אבטחת סייבר ובינה מלאכותית.

• תקנת הגנת המידע הכללית (GDPR) מחייבת את החברה להוכיח עמידה בתקנות, למנות קצין הגנת מידע במקרים מסוימים ולדווח על פרצות מידע לרשות הגנת המידע ההולנדית (Autoriteit Persoonsgegevens) תוך 72 שעות.
• הנחיית NIS2, המיושמת בהולנד באמצעות חוק אבטחת הסייבר (Cyberbeveiligingswet), מחייבת גופים הנכללים במסגרתה לנקוט באמצעי אבטחת סייבר שאושרו ומפקחו על ידי גוף הניהול.
• חוק הבינה המלאכותית של האיחוד האירופי, שנכנס לתוקף ב-1 באוגוסט 2024 וחל בשלבים, קובע חובות לחברות המפתחות או משתמשות במערכות בינה מלאכותית, בהתאם לרמת הסיכון.

הקצו אחריות לכל אחד מהתחומים הללו לחבר דירקטוריון אחד ולוודא שהדירקטוריון מקבל דוחות שוטפים.

כיצד אתם מתאימים את ניהול החברה שלכם?

שמרו על מסגרת פרופורציונלית. סטארט-אפ זקוק לזכויות החלטה ברורות ובקרות בסיסיות; קבוצה עם חברות בנות זרות זקוקה לקו בסיס משותף עם תוספות מקומיות.

חברות קטנות, עסקים גדולים ועסקים משפחתיים

עבור חברות קטנות יותר, היסודות הם הקצאת סמכויות ברורה, בקרות פיננסיות פשוטות ודיווח שקוף לבעלי המניות. ועדה מייעצת יכולה להיות צעד ראשון לקראת פיקוח עצמאי לפני הצטרפות משקיעים.

בעסקים משפחתיים, ניהול ממשלתי מכסה גם את הקשר בין המשפחה לחברה: מי רשאי לעבוד בעסק, כיצד נבחרים יורשים, ואילו כללי דיבידנד ופרישה חלים. תיעוד מוקדם של זה מונע סכסוכים בין ענפי המשפחה בהמשך.

קבוצות ופעילות חוצת גבולות

בקבוצה, חברת האם קובעת את המדיניות הבסיסית ואת העניינים השמורים. דירקטוריון של כל חברת בת עדיין חייב לפעול לטובת החברה שלה.

למתח הזה יש משמעות מעשית. הוראה מצד החברה האם שפוגעת בחברת הבת, למשל על ידי העברת נכסים ממנה, עלולה לחשוף את דירקטורי החברה לאחריות. יש לשמור רישום ישויות מרכזי עם דירקטורים, חותמים ותאריכי הגשה, ולוודא שהדירקטוריונים המקומיים אכן מתכנסים ומקבלים החלטות.

קרנות ועמותות

מאז ה-1 ביולי 2021, חוק הניהול והפיקוח על ישויות משפטיות (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) יישם כללים דומים בנוגע לחובות, ניגודי עניינים ואחריות על קרנות ועמותות.

איך בונים מסגרת ניהולית שלב אחר שלב?

התחילו עם המבנה המשפטי והקצאת הסמכויות, לאחר מכן הוסיפו ניהול סיכונים, דיווח וסקירה. שמרו על תיעוד של כל שלב.

• מפו את המבנה המשפטי: ישויות, תקנון, הסכם בעלי מניות וכל משטר סטטוטורי החל, כגון משטר החברות הגדולות.
• הקצאת סמכויות: מבנה הדירקטוריון, עניינים שמורים, מטריצת אישור וכללי חתימה.
• אימוץ המדיניות המרכזית: קוד התנהגות, ניגודי עניינים, דיווחי שחיתויות, פרטיות ואבטחת סייבר.
• הקמת ניהול סיכונים ובקרה פנימית, עם בעלים ודיווחים שוטפים לדירקטוריון.
• דיווח על תוכניות: דוחות שנתיים, מועדי הגשה, וכאשר רלוונטי, דיווח על קיימות.
• להכשיר דירקטורים ומנהלים, ולסקור את המסגרת מדי שנה ולאחר כל אירוע משמעותי.

אילו טעויות כדאי להימנע?

הבעיה הנפוצה ביותר היא מסגרת שקיימת רק על הנייר. כללים שלא נהוגים בהם עלולים לשמש כנגד הלוח מאוחר יותר.

טעויות נפוצות נוספות הן זכויות החלטה לא ברורות, דרישות אישור בתקנון שאף אחד לא בודק, ישיבות דירקטוריון ללא פרוטוקולים, ניגודי עניינים שאינם מוצהרים וזכויות מועצת עובדים שנשכחות עד שכבר התקבלה החלטה. כל אחת מאלה יכולה להוביל לסכסוך עם בעלי המניות, ערעור על ההחלטה או תביעות אחריות.

לסיכום

• מסגרת ממשל תאגידי קובעת מי מחליט, מי מפקח וכיצד דירקטורים נותנים דין וחשבון על החלטותיהם.
• בהולנד, הכללים המרכזיים נמצאים בספר 2 BW; קוד הממשל התאגידי ההולנדי חל על חברות רשומות על בסיס "צייתו או הסברו".
• על הדירקטורים לפעול לטובת האינטרס של החברה, הכולל את האינטרסים של העובדים, הנושים ובעלי עניין אחרים.
• ניתן לבחור בין דירקטוריון דו-שכבתי לדירקטוריון חד-שכבתי; משטר החברות הגדולות מחייב פיקוח.
• רשמו את הסמכויות בתקנון, בתקנון הדירקטוריון ובמטריצת אישורים, וערב את מועצת העובדים בזמן.

ניתן למצוא את הכללים הסטטוטוריים בספר 2 של הקודקס האזרחי ההולנדי.

שאלות נפוצות

Law & More מייעץ לחברות הולנדיות ובינלאומיות בנוגע למבני דירקטוריון, תקנון, כללי אישור וחובות הדירקטורים באמצעותנו צוות דיני תאגידיםלא בטוחים מה מצבכם? ספרו לנו על מצבכם. נודיע לכם על האפשרויות העומדות בפניכם תוך יום עסקים אחד.