תקופות שמירת נתונים על פי החוק ההולנדי: כמה זמן מותר לשמור נתוני לקוחות?

החוק ההולנדי נוקטת בגישה דו-צדדית לשמירת נתוני לקוחות. רישומי עסקים כמו מסמכים פיננסיים חייבים להישמר לפחות שבע שנים על פי חוקי המס, בעוד שנתונים אישיים על פי GDPR אין לשמור אותו זמן רב יותר מהנדרש למטרה המיועדת לו.

זה יוצר איזון זהיר בין עמידה בהתחייבויות חוקיות לבין כיבוד זכויות הפרטיות.

ארגונים רבים מתקשים להבין בדיוק כמה זמן הם רשאים לאחסן באופן חוקי סוגים שונים של מידע על לקוחות. הכללים משתנים בהתאם לשאלה האם מדובר ברשומות פיננסיות, נתוני עובדים או פרטי לקוחות כלליים.

חלק מתקופות השמירה נקבעות על ידי חוקים ספציפיים, בעוד שאחרות דורשות ממך לקבל החלטות סבירות המבוססות על צרכי העסק שלך.

מדריך זה מסביר את המסגרת המשפטית המסדירה את שמירת הנתונים בהולנד ומראה לכם כיצד לקבוע לוחות זמנים מתאימים לשמירה עבור הארגון שלכם.

תלמדו על דרישות סטטוטוריות עבור סוגי נתונים שונים, כיצד לנהל מחיקת נתונים כראוי, ומהן הזכויות שיש ללקוחות שלכם בנוגע למידע שלהם.

עקרונות ליבה של שמירת נתונים על פי החוק ההולנדי

הולנדי חוק דורש ממך לפעול לפי שלושה עקרונות מרכזיים בעת שמירת נתוני לקוחות: עליך לשמור נתונים רק למטרתם המקורית, לאסוף את הכמות המינימלית הנדרשת ולתעד בבירור את החלטות השמירה שלך.

הגבלת מטרה בעיבוד נתונים אישיים

באפשרותך לשמור מידע אישי רק למטרה הספציפית שלשמה אספת אותו. אם אספת מידע ללקוחות כדי לעבד הזמנה, אינך רשאי לשמור נתונים אלה ללא הגבלת זמן למטרות שיווק אלא אם כן קיבלת הסכמה נפרדת למטרה זו.

ה-GDPR מחייב אותך להגדיר מטרות ברורות לפני איסוף נתונים כלשהם. כאשר מטרה זו מסתיימת, בסיס משפטי לשמירה גם מסתיימת.

לדוגמה, לאחר שתשלים עסקת לקוח ו- שמירה חוקית לאחר תום התקופה, עליך למחוק את הנתונים שלהם אלא אם כן קיימת מטרה לגיטימית אחרת.

אינך יכול לעשות שימוש חוזר בנתונים ישנים ללא עילה משפטית תקפה. אם נסיבות העסק שלך משתנות ואתה רוצה להשתמש בנתוני לקוחות קיימים למטרה חדשה, עליך להעריך האם זה תואם את מטרת האיסוף המקורית או לבקש הסכמה חדשה.

מזעור נתונים וצורך

עליך לאסוף ולשמור רק את הנתונים האישיים המינימליים הנדרשים להשגת מטרתך. משמעות הדבר היא שאינך יכול לשמור מידע על לקוחות "למקרה" שהוא עשוי להיות שימושי בהמשך.

חוק המס ההולנדי מחייב לשמור רישומים פיננסיים למשך שבע שנים. עם זאת, אין זה אומר שניתן לשמור את כל פרטי הלקוחות למשך שבע שנים.

עליך להפריד את מה שאתה חייב לשמור על פי חוק ממה שאספת למטרות אחרות.

רשות הגנת המידע ההולנדית מצפה מכם לבדוק באופן קבוע את הנתונים המאוחסנים. שאלו את עצמכם: האם אתם עדיין זקוקים למידע זה? האם תוכלו להפוך אותו לאנונימי במקום לשמור אותו בצורה ניתנת לזיהוי?

אם התשובה היא לא, עליך למחוק או להפוך את הנתונים לאנונימיים.

שקיפות וחשבון

עליך לתעד את תקופות שמירה והסבירו מדוע בחרתם בהם. רשות הגנת המידע ההולנדית יכולה לבקש מידע זה ותעריך האם החלטותיכם סבירות.

הצהרת הפרטיות שלך חייבת לציין בבירור ללקוחות כמה זמן תשמור את הנתונים שלהם. לאנשים יש את הזכות לבקש מחיקה לאחר שתקופת השמירה תפוג או כאשר אינך זקוק עוד למידע שלהם.

עליך לתעד את תקופות השמירה שלך במדיניות הפרטיות שלך עם נימוקים ברורים. זה מגן עליך במהלך ביקורות ועוזר ללקוחות להבין את נוהלי נתונים.

אם לקוחות סבורים שאתם שומרים את הנתונים שלהם זמן רב מדי, הם יכולים להגיש תלונה לרשות להגנת המידע ההולנדית.

מסגרת משפטית המסדירה תקופות שמירה

המסגרת המשפטית לשמירת נתונים בהולנד משלבת חקיקה אירופאית ולאומית, כאשר ה-GDPR קובע את היסודות והחוקים ההולנדיים מוסיפים דרישות ספציפיות.

ה-Autoriteit Persoonsgegevens מפקחת על ציות, בעוד שעסקים חייבים לאזן בין התחייבויות סטטוטוריות הגנה על נתונים עקרונות.

GDPR וחוק היישום ההולנדי

תקנת הגנת המידע הכללית (GDPR) מהווה את הבסיס המשפטי העיקרי לשמירת נתונים בהולנד. היא אינה מציינת תקופות שמירה ספציפיות לנתוני לקוחות.

במקום זאת, היא קובעת את העיקרון לפיו אסור לשמור מידע אישי זמן רב מהנדרש למטרות שלשמן אתה מעבד אותו.

חוק הגנת המידע ההולנדי (DGIA) מיישם את ה-GDPR ברמה הלאומית. חקיקה זו פועלת לצד ה-GDPR כדי להסדיר את אופן הטיפול שלכם במידע אישי.

חוק הגנת המידע הקיבוצי (Verzamelwet Gegevensbescherming) תיקן לאחרונה את ה-DGIA ואת חוקי הגנת המידע הקשורים אליו כדי להבטיח התאמה לתקני הפרטיות הנוכחיים.

מדיניות פרטיות עליך לתעד את תקופות השמירה שלך ולנמק מדוע בחרת בהן. עליך גם להודיע נושאים נתונים בהצהרת הפרטיות שלך לגבי כמה זמן אתה שומר את הנתונים שלהם.

תפקידה של רשות הגנת המידע ההולנדית

ה-Autoriteit Persoonsgegevens (AP) היא רשות הגנת המידע ההולנדית האוכפת את דרישות שמירת הנתונים. ה-AP מעריכה האם תקופות השמירה שלך סבירות והכרחיות למטרות העיבוד שלך.

כאשר רשות החקירה חוקרת את נוהלי המידע שלכם, עליכם לספק תיעוד המצדיק את תקופות השמירה שלכם. הרשות מעריכה האם אתם שומרים מידע אישי למשך הזמן הקצר ביותר האפשרי בהתחשב בצרכים הלגיטימיים שלכם.

אנשים יכולים להגיש תלונות ל-AP אם לא תמחקו את הנתונים שלהם לאחר תום תקופת השמירה. ל-AP יש סמכות לחקור תלונות אלה ולנקוט צעדי אכיפה אם הפרתם את חוקי הגנת המידע.

חובות שמירה סטטוטוריות לעומת חובות שמירה עצמית

החוק ההולנדי מבחין בין תקופות שמירה סטטוטוריות מחייבות לבין תקופות שמירה שאתה קובע בעצמך. תקופות שמירה סטטוטוריות גוברות על עקרונות ה-GDPR כאשר חקיקה ספציפית דורשת אחסון ארוך יותר.

רישומים פיננסיים יש לשמור את הנתונים למשך שבע שנים על פי חוקי המס ההולנדי. דרישה זו חלה ללא קשר לעקרונות המזעור של GDPR.

לנתוני עובדים יש תקופות שמירה מחייבות משתנות בהתאם לסוג המידע ולמטרתו.

עבור נתוני לקוחות ללא דרישות סטטוטוריות, עליך לקבוע את תקופות השמירה המתאימות בהתבסס על מטרות העיבוד שלך. עליך לשקול כמה זמן אתה זקוק לנתונים לצורך ניטור חשבוניות שטרם נפרעו, מילוי חוזים או צרכים עסקיים לגיטימיים אחרים.

ארגוני מגזר עשויים לספק הנחיות באמצעות כללי התנהגות המתארים תקופות שמירה נפוצות בתעשייה שלכם.

קביעת לוחות זמנים מתאימים לשמירת נתונים

קביעת תקופות שמירה דורשת הערכה מדוקדקת של התחייבויות משפטיות, צרכים תפעוליים ודרישות ה-GDPR. עליך לאזן בין שמירת נתונים למשך זמן מספיק כדי לעמוד במטרות העסקיות שלך לבין שמירתם למשך זמן ארוך מהנדרש.

הערכת מטרה חוקית ומשכה

עליכם לקשר כל תקופת שמירה ישירות למטרה שלשמה אספתם את הנתונים. עקרון הגבלת המטרה של GDPR אומר שלא ניתן פשוט לשמור נתוני לקוחות ללא הגבלת זמן.

שאל את עצמך כמה זמן אתה באמת זקוק למידע כדי למלא את המטרה המקורית.

רשומות פיננסיות דורשות בדרך כלל שמירה של שבע שנים על פי חוקי המס ההולנדי. עם זאת, פרטי קשר של לקוחות המשמשים למטרות שיווק בלבד עשויים להידרש רק לשנה או שנתיים.

עליך להעריך כל קטגוריית נתונים בנפרד.

שקלו האם הליכים משפטיים עשויים לדרוש שמירה ממושכת יותר. אם מחלוקת עם לקוח מתנהלת, ייתכן שתצטרכו לשמור נתונים רלוונטיים עד לפתרון העניין.

עם זאת, לאחר שפג תוקף המטרה, עליך למחוק או להפוך את המידע לאנונימי.

ארגוני מגזר מפרסמים לעיתים לוחות זמנים מומלצים לשמירת עובדים עבור תעשיות ספציפיות. הנחיות אלו יכולות לעזור לכם לקבוע מה חברות אחרות בתחומכם רואות כסבירות.

רשות הגנת המידע ההולנדית מעריכה האם התקופות שבחרת עולות בקנה אחד עם המטרות המוצהרות שלך.

תיעוד שימור במדיניות

עליך לתעד את תקופות השמירה שלך ולהסביר מדוע בחרת בהן. תיעוד זה מגן עליך אם רשות הגנת המידע ההולנדית מפקפקת בנהלים שלך.

כלול מסגרות זמן ספציפיות עבור כל סוג של נתוני לקוחות שאתה מעבד.

מדיניות שמירת הנתונים הפנימית שלך צריכה לפרט כל קטגוריית נתונים עם תקופת השמירה המתאימה לה. לדוגמה:

הצהרת הפרטיות שלך חייבת ליידע את נושאי הנתונים כמה זמן אתה שומר את המידע שלהם. השתמש בשפה ברורה שהלקוחות יכולים להבין.

ביטויים מעורפלים כמו "כל עוד יש צורך" אינם עומדים בדרישות השקיפות של ה-GDPR.

איזון בין צרכים תפעוליים, משפטיים ועסקיים

אתם מתמודדים עם דרישות מתחרות בעת קביעת לוחות זמנים לשמירה. יעילות תפעולית עשויה להצדיק שמירה על כל הנתונים לצמיתות לגישה נוחה.

עם זאת, ה-GDPR דורש את תקופת השמירה הקצרה ביותר האפשרית.

התחייבויות חוקיות יוצרות תקופות שמירה מינימליות שאינן ניתנות להתעלמות מהן. רישומי מס חייבים להישאר למשך שבע שנים ללא קשר להעדפותיך.

לנתונים הקשורים לתעסוקה יש כללים ספציפיים, כאשר רוב פרטי כוח האדם מוגבלים לשנתיים לאחר סיום ההעסקה.

צרכי עסקיים יכולים להצדיק שמירה מעבר למטרה המיידית. ייתכן שתשמרו היסטוריית רכישות לטיפול בהחזרות או בתביעות אחריות.

חשבוניות שטרם נפרעו דורשות ניטור, מה שאומר שמירת נתוני לקוחות רלוונטיים עד לקבלת התשלום.

נושאי נתונים יכולים לבקש מחיקה אם אינך זקוק עוד למידע שלהם או אם פג התקופות החוקיות.

עליך לבדוק את הנתונים המאוחסנים באופן קבוע ולמחוק כל דבר שאחרי תקופת השמירה שלו. מערכות מחיקה אוטומטיות מסייעות להבטיח תאימות ללא פיקוח ידני.

סקירה כללית של תקופות שמירה סטטוטוריות לפי סוג נתונים

החוק ההולנדי קובע תקופות שמירה מינימליות ספציפיות עבור סוגים שונים של נתוני עסק. חוקי המס דורשים שבע שנים עבור רוב הרשומות הפיננסיות, בעוד שנתוני תעסוקה ובריאות פועלים לפי מסגרות משפטיות נפרדות עם לוחות זמנים משלהן.

רישומים פיננסיים ומסיים

על פי חוקי המס ההולנדי, עליך לשמור את רוב הרשומות הפיננסיות למשך שבע שנים. חובת שמירה זו חלה על רישומי רכישה ומכירות, חשבוניות, דפי בנק ודוחות שנתיים.

תקופת שבע השנים מתחילה בסוף שנת הכספים שבה נוצר הרשומה.

חשבונות האשראי והחיוב שלך גם הם נכללים בדרישה זו לשבע שנים. זה כולל ספרי חשבונות, יומנים ומסמכים תומכים המוכיחים את עסקאות העסק שלך.

אינך יכול למחוק או להשמיד רשומות אלה לפני סיום תקופת השמירה, גם אם אינך זקוק להן עוד לפעילות יומיומית.

יש לשמור רישומי קופה רושמת ונתוני נקודות מכירה למשך אותה תקופה של שבע שנים. רשויות המס יכולות לבקש מסמכים אלה במהלך ביקורות או חקירות.

אם לא תנהלו רישומים כראוי, אתם עלולים לעמוד בפני קנסות או קנסות ממשרד המס ההולנדי.

משאבי אנוש ונתוני עובדים

יש לשמור רישומי שכר של עובדים במשך שבע שנים לאחר סיום העסקתם. זה כולל תלושי שכר, טפסי מס ותשלומים לפנסיה.

אתם זקוקים למסמכים אלה לצורכי מס ולמחלוקות פוטנציאליות בנוגע לשכר או הטבות.

לקבצי כוח אדם יש דרישות שונות בהתאם לסוג הנתונים. יש לשמור רישומי תעסוקה בסיסיים כמו חוזים ובקשות עבודה למשך שנתיים לאחר שאדם עוזב את החברה.

תעודות רפואיות ו רישומי ימי מחלה ניתן להיהרס מוקדם יותר, בדרך כלל לאחר שנתיים.

ביקורות ביצועים ורישומי משמעת דורשות תקופות שמירה קצרות יותר. יש לשמור אותן רק כל עוד הן רלוונטיות לצוות. יחסי עבודה.

לאחר עזיבתו של עובד, בדרך כלל ניתן למחוק אותם תוך שנה עד שנתיים, אלא אם כן מתקיימים הליכים משפטיים.

תיקים רפואיים ושירותי בריאות

על פי חוק הבריאות ההולנדי, יש לשמור רשומות רפואיות למשך 20 שנה לפחות. תקופת שמירת זמן ארוכה זו מגינה הן על מטופלים והן על ספקי שירותי בריאות אם מתעוררות שאלות לגבי טיפולים קודמים.

ייתכן שיהיה צורך לשמור רשומות מסוימות, כגון אלו הנוגעות לקטינים, למשך זמן רב יותר.

תיקי המטופלים כוללים מידע על אבחון, תוכניות טיפול, תוצאות בדיקות והתכתבויות. עליך לאחסן אותם בצורה מאובטחת ולהבטיח שרק צוות מורשה יוכל לגשת אליהם.

לאחר תום תקופת השמירה, עליך להשמיד את הרשומות באופן שימנע גישה בלתי מורשית.

בתי מרקחת פועלים לפי כללים דומים בנוגע לרישומי מרשמים. יש לשמור אותם למשך 15 שנים כדי לעקוב אחר היסטוריית התרופות ולמנוע טעויות.

תביעות ביטוח ורישומי חיובים הקשורים לטיפול רפואי דורשים גם תקופות שמירה ממושכות.

מסמכים חינוכיים ומשפטיים

מוסדות חינוך חייבים לשמור רישומי סטודנטים לתקופות ספציפיות בהתאם לסוג המסמך. תעודות ותעודות תואר נופלות תחת חוק הרישומים הציבוריים ויש לשמור אותן לצמיתות.

רשומות אלה מוכיחות את כישוריהן ומאפשרות לסטודנטים לשעבר לבקש כפילויות.

יש לשמור תוצאות וציונים של בחינות לפחות שנתיים לאחר סיום לימודיו של הסטודנט. רישום לקורסים ורישומי נוכחות דורשים בדרך כלל תקופות קצרות יותר, כשנה עד שנתיים לאחר סיום שנת הלימודים.

יש לשמור מסמכים משפטיים כמו חוזים והסכמים למשך תקופת החוזה ועוד שבע שנים. מסמכי בית משפט והתכתבויות עם עורכי דין יש לשמור את המידע כל עוד הליכים משפטיים פעילים ולמשך 20 שנה לפחות לאחר מכן.

מסמכים נוטריוניים דורשים שמירה קבועה, שכן הם משמשים כהוכחה משפטית רשמית.

ניהול מחיקה והשמדה של נתונים

לאחר שתקופות השמירה יפוגו, עליך להסיר באופן פעיל נתונים אישיים מהמערכות שלך. החוק ההולנדי דורש תשומת לב מדוקדקת לאופן מחיקת הנתונים ותיעוד נאות של שיטות ההשמדה שלך, תוך התחשבות במצבים בהם יש לשמור נתונים למרות שתקופות השמירה יפוגו.

זיהוי נתונים מוכנים למחיקה

עליך לבדוק באופן קבוע את נתוני הלקוחות המאוחסנים שלך כדי לזהות איזה מידע הגיע לסוף תקופת השמירה שלו. הגדר מערכת שעוקבת אחר מועד נאספו קטגוריות שונות של נתונים ומתי הן הופכות לזמינות למחיקה.

זה עשוי לכלול רישומי לקוחות, התכתבויות, פרטי עסקאות והעדפות שיווק. צור לוח זמנים לבדיקת מסדי הנתונים ומערכות התיוק שלך לפחות פעם ברבעון.

ארגונים רבים משתמשים בכלים אוטומטיים שמסמנים נתונים המתקרבים לתאריך המחיקה שלהם או שולחים התראות כאשר תקופות השמירה פגות. עליכם לתחזק רשימה ברורה של היכן נמצאים נתוני הלקוחות במערכות שלכם, כולל שרתי גיבוי וקבצים בארכיון.

צוותי עיבוד הנתונים שלכם חייבים להבין אילו תקופות שמירה חלות על סוגי נתונים שונים. רשומות פיננסיות דורשות אחסון של שבע שנים על פי חוקי המס ההולנדי, אך ייתכן שיהיה צורך לשמור נתוני הסכמה שיווקית רק כל עוד הקשר נותר פעיל.

תעד את תהליך הבדיקה שלך כדי שרשות הגנת המידע ההולנדית תוכל לאמת את עמידתך בדרישות.

שיטות השמדה מאובטחות ותאימות

עליך להשמיד נתונים אישיים באופן שיקשה על שחזורם. העברת קבצים לסל המיחזור או מחיקת ערכים במסד הנתונים אינם עומדים בדרישות החוק ההולנדי.

עבור נתונים דיגיטליים, השתמשו בתוכנת מחיקה מאובטחת שדורסת מידע מספר פעמים או משמידה פיזית התקני אחסון. רשומות נייר המכילות נתוני לקוחות דורשות גריסה באמצעות מגרסות חיתוך צולב או מיקרו-חיתוך.

לעולם אל תשליך מידע של לקוחות לפחי אשפה רגילים. עבור כמויות גדולות של נתונים, שקול להשתמש בשירותי השמדה מוסמכים המספקים אישורי השמדה.

שיטות השמדה מתאימות כוללות:

• תוכנה למחיקה מאובטחת של קבצים דיגיטליים
• השמדה פיזית של כוננים קשיחים ומדיה לאחסון
• גריסה לרוחב מסמכי נייר
• נטרול מגנטיות עבור התקני אחסון מגנטיים
• שירותי השמדה מוסמכים של צד שלישי עם תיעוד

שמרו תיעוד של מתי וכיצד השמדתם נתונים. רשות הגנת המידע ההולנדית עשויה לבקש מכם להוכיח שמחקתם כראוי מידע על לקוחות לאחר שתקופות השמירה יפוגו.

טיפול בחריגים ובעצירות משפטיות

לעיתים לא ניתן למחוק נתונים גם לאחר שתקופות השמירה פגות. הליכים משפטיים, חקירות פעילות או סכסוכים תלויים ועומדים מחייבים אותך לשמור נתוני לקוחות רלוונטיים עד לסיום העניין.

עליך ליישם את א תהליך החזקה משפטי שמשעה את לוחות הזמנים הרגילים למחיקה של נתונים מושפעים. תיעד כל החזקה משפטית עם פרטים ספציפיים לגבי אילו נתונים לא ניתן למחוק ומדוע.

הודע לצוותי עיבוד הנתונים שלך באופן מיידי כאשר מתחילה החזקה כדי שלא ישמידו בטעות מידע נחוץ. סקור החזקות פעילות באופן קבוע והסר אותן במהירות כאשר הבסיס המשפטי פג.

תלונות לקוחות או פניות רגולטוריות גם הן מושהות דרישות מחיקהאם מישהו מגיש תלונה לרשות להגנת המידע ההולנדית בנוגע לארגון שלך, עליך לשמור את הנתונים שלו עד שהרשות תפתור את העניין.

איזנו את החריגים הללו מול מדיניות שמירת הנתונים הרחבה יותר שלכם, תוך שמירה על תיעוד ברור של הסיבות לכך שנתונים מסוימים נשארים במערכות שלכם מעבר לתקופות רגילות.

זכויות נושאי נתונים ותאימות ארגונית

לאנשים שאת נתוניהם אתם מעבדים יש זכויות ספציפיות במסגרת ה-GDPR, ועליכם להגיב לבקשותיהם בתוך מסגרות זמן שנקבעו. הארגון שלכם חייב גם לשמור תיעוד מתאים ולפעול לפי דרישות הפיקוח שנקבעו על ידי Autoriteit Persoonsgegevens.

הזכות למחיקה ובקשות נושא נתונים

נושאי מידע יכולים לבקש את מחיקת הנתונים האישיים שלהם לאחר תום תקופת השמירה או כאשר אינך זקוק עוד למידע למטרתו המקורית. עליך להגיב לבקשות מחיקה אלה תוך חודש מקבלתן.

אם תסרבו לבקשה, עליכם להסביר את נימוקיכם לנושא המידע. אנשים יכולים גם להגיש תלונות לרשות להגנת המידע ההולנדית אם לא תמחקו את הנתונים שלהם בעת הצורך.

לנושא המידע יש את הזכות להתנגד אם הוא סבור שאתם שומרים את המידע שלו זמן רב מדי. אינכם יכולים להתעלם מבקשות אלה רק משום שעיבודן אינו נוח.

על הארגון שלך להיות בעל תהליך ברור לטיפול בבקשות של נושאי מידע. זה כולל אימות זהות האדם שמגיש את הבקשה ובדיקה האם עדיין חלות תקופות שמירה סטטוטוריות.

עליך לתעד את כל הבקשות ואת תשובותיך כדי להוכיח עמידה בתקנות ה-GDPR.

הבטחת תאימות ל-GDPR באמצעות נוהלי שמירה

עליך לתעד את תקופות השמירה שלך ולהסביר מדוע בחרת במסגרות זמן ספציפיות. כלול מידע זה במדיניות הפרטיות שלך כדי שתוכל להראות ל-Autoriteit Persoonsgegevens את נימוקיך אם הם יפנו אליך.

הרשות תעריך האם תקופות השמירה שלך סבירות וקצרות ככל האפשר. הצהרת הפרטיות שלך חייבת לציין בבירור כמה זמן אתה שומר סוגים שונים של נתונים אישיים.

שקיפות זו עוזרת לנושאי הנתונים להבין את נוהליכם. עליכם גם לבדוק באופן קבוע את הנתונים האישיים המאוחסנים שלכם כדי לזהות מידע שחרג מתקופת השמירה שלו.

כאשר תקופת השמירה מסתיימת, עליך להשמיד את הנתונים בצורה מאובטחת או להפוך אותם לאנונימיים לחלוטין. עבור מידע רגיש כמו נתונים רפואיים, עליך להשתמש בשיטות השמדה מאובטחות.

מערכות דיגיטליות יכולות למחוק נתונים באופן אוטומטי בזמנים קבועים מראש כדי לסייע בשמירה על תאימות.

דיווח ופיקוח על ידי רשויות

ה-Authoriteit Persoonsgegevens (Authoriteit Persoonsgegevens) עוקבת אחר האם ארגונים פועלים לפי דרישות ה-GDPR לשמירת נתונים. הם יכולים לחקור את נוהליכם ולבקש תיעוד של תקופות השמירה ונהלי המחיקה שלכם.

עליך לשתף פעולה עם פניותיהם ולספק את המידע שהם מבקשים. אם אתה חווה הפרת נתונים הקשורה למידע אישי, עליך לדווח על כך לרשות הגנת המידע ההולנדית תוך 72 שעות.

עליך גם להודיע ​​ישירות לנושאי המידע שנפגעו אם ההפרה מהווה סיכון גבוה לזכויותיהם וחירויותיהם. זה כולל סיכונים של אפליה, הונאה, נזק כספי או פגיעה במוניטין.

ארגון המגזר שלך עשוי לספק הנחיות לגבי תקופות שמירה סטנדרטיות עבור התעשייה שלך. עמידה בסטנדרטים מוכרים בתעשייה יכולה לתמוך בך מאמצי ציות.

עם זאת, אתה נותר אחראי לקביעת תקופות שמירה מתאימות בהתבסס על נסיבותיך הספציפיות וחובותיך המשפטיות.

שאלות נפוצות