לחתימה אלקטרונית יש את אותה תוקף משפטי כמו לחתימה בכתב יד לפי סעיף 3:15א' לחוק האזרחי ההולנדי, בתנאי ששיטת האימות בה נעשה שימוש אמינה מספיק לאור המטרה שלשמה נחתם המסמך וכל הנסיבות האחרות. לפיכך, החוק ההולנדי והאירופי אינם קובעים טכנולוגיה; הם קובעים סטנדרט של אמינות שחייב להתאים למה שמונח על כף המאזניים. חתימה אלקטרונית מוסמכת עומדת בסטנדרט זה על פי חוק, בעוד שצורות פשוטות יותר צריכות להוכיח את עצמן אם אי פעם מתעוררות עליהן עוררין.
זהו כל המבחן המשפטי, וכמעט כל שאלה מעשית בנוגע לחתימה אלקטרונית חוזרת אליו: איך יודעים מי חתם, איך יודעים שהוא התכוון לחתום, ואיך יודעים שהמסמך לא השתנה מאז. מאמר זה מציג את המסגרת האירופית וההולנדית, שלוש רמות החתימה הסטטוטוריות ומה ערך כל אחת מהן כראיה, המסמכים שלא ניתן לחתום עליהם באופן אלקטרוני כלל, והטעויות שלרוב גורמות לחתימה להיכשל.
מדוע תקן האמינות חשוב
חתימה שאינה עומדת בתקן אינה מבטלת באופן אוטומטי את החוזה. החוק ההולנדי אינו פורמליסטי: חוזה נוצר בדרך כלל על ידי הצעה וקיבול, וניתן להוכיח אותו בכל דרך. מה שעולה לך חתימה חלשה הוא עמדת הראיות. אם הצד השני מכחיש שחתם, והרישום היחיד שלך הוא כתובת דוא"ל וקליק, עליך מוטלת הנטל להראות שאדם זה חתם והתכוון להיות מחויב, ועליך מוטלת הנטל בהליכים שלא בחרת לפתוח בהם.
התוצאה המעשית היא שהמאמץ שאתם משקיעים באימות צריך לעקוב אחר חשיפת המסמך. אישור פנימי, אישור הזמנה שגרתי וחוזה שכירות לחמש עשרה שנים אינם דורשים את אותו הטיפול. התאמה בין השניים אינה תרגיל ציות לשמו; זהו ההבדל בין מחלוקת על מהות החוזה לבין מחלוקת האם בכלל קיים חוזה. הערתנו על חובות ציות משפטיות מציבה זאת בתמונה רחבה יותר.
המסגרת האירופית וההולנדית
הבסיס האירופי הוא תקנה (EU) 910/2014, תקנת eIDAS, שכלליה בנוגע לחתימות אלקטרוניות חלו מאז ה-1 ביולי 2016. העיקרון המרכזי שלה הוא כי לא ניתן לשלול תוקף משפטי או קבילות של חתימה כראיה רק משום שהיא אלקטרונית, וכי לחתימה אלקטרונית מוסמכת יש תוקף משפטי מקביל לחתימה בכתב יד ברחבי האיחוד. תקנה זו תוקנה באופן מהותי על ידי תקנה (EU) 2024/1183, בתוקף מאז ה-20 במאי 2024, אשר משלבת את ארנק הזהות הדיגיטלי האירופי במסגרת; המדינות החברות אמורות להנגיש ארנק זה עד סוף 2026, והוא צפוי להפוך לדרך נפוצה להוכחת זהות בעת חתימה.
מה מוסיף סעיף 3:15א BW
החוק ההולנדי מחבר את המשטר האירופי לחוק הראיות הרגיל. סעיף 3:15א' לחוק האזרחי משווה את החתימה האלקטרונית לחתימה בכתב יד כאשר שיטת האימות אמינה מספיק, והוא מתייחס לחתימה העומדת בקריטריונים המתאימים כמקיימת מבחן זה. הוא גם קובע את ההפך, שהוא הסעיף שמתעלמים ממנו לרוב: שיטה לא יכולה להיחשב כבלתי אמינה מהסיבה היחידה שהיא אינה משתמשת בתעודה מוסמכת או בהתקן ליצירת חתימה מוסמכת. במילים אחרות, חתימה פשוטה אינה תקפה; היא פשוט לא מוכחת עד שמוכיחים אותה. צדדים עסקיים רשאים גם להסכים ביניהם לסטות מהחזקות הסטטוטוריות.
היכן שהמסלול האלקטרוני סגור
חלק מהעסקאות אינן ניתנות כלל להשלמה באמצעות חתימה אלקטרונית, משום שהחוק ההולנדי דורש שטר נוטריוני או טופס כתוב ספציפי. העברת נכסי מקרקעין והעברת מניות בחברה משפחתית (besloten vennootschap) דורשות שנערך בפני נוטריון אזרחי, ועניינים כמו הסכם ממון או צוואה הולכים באותו מסלול; נוטריון אינו תוספת אופציונלית שם. במקומות אחרים החוק דורש כתיבה ללא צורך בנייר, וגרסה אלקטרונית מקובלת בתנאי שניתן לעיין במסמך, האותנטיות שלו מובטחת כראוי, ניתן לקבוע את רגע הסיום בוודאות מספקת וניתן לוודא את זהות הצדדים. בדיקת לאיזו מבין שלוש הקטגוריות המסמך שלך נופל היא הצעד הראשון, לא האחרון.
שלוש רמות החתימה ושווין
תקנת eIDAS מבחינה בין שלוש רמות, וההבדל ביניהן הוא ראייתי ולא מוסרי. חתימה אלקטרונית פשוטה היא כל מידע אלקטרוני המצורף למסמך או משויך אליו באופן לוגי ומשמש את החותם לחתימה: שם מוקלד, לחיצה על כפתור אישור, תמונה סרוקה של חתימה. חתימה אלקטרונית מתקדמת חייבת להיות מקושרת באופן ייחודי לחתום, להיות מסוגלת לזהות אותו, נוצרת עם נתונים הנמצאים בשליטתו הבלעדית, ומקושרת למסמך באופן כזה שכל שינוי לאחר מכן יהיה ניתן לזיהוי. חתימה אלקטרונית מוסמכת היא חתימה מתקדמת שנוצרה באמצעות מכשיר ליצירת חתימה מוסמכת ומבוססת על תעודה מוסמכת שהונפקה על ידי ספק שירותי אמון ברשימת המהימנים האירופית, אשר מאמתת את זהות החותם מראש.
רק חתימה מוסמכת שקולה לחתימה בכתב יד מכוח החוק. לגבי שני האחרים, בית המשפט מחליט, על פי הקריטריון של סעיף 3:15א לחוק המלחמה, האם השיטה בה נעשה שימוש הייתה אמינה מספיק עבור מסמך זה בנסיבות אלה. זו הסיבה שהעצה הכנה אינה שחתימות פשוטות אינן בטוחות, אלא שיש להשתמש בהן כאשר החשיפה קטנה והקשר מיושב, וכי כל דבר עם זנב ארוך, ערך גבוה או צד נגדי לא מוכר ראוי לפחות לחתימה מוקדמת.
מה מוכיחה חתימה בהליכים הולנדיים
למסמך פרטי הנושא את חתימת הצד שנגדו הוא מופעל, יש תוקף ראייתי משכנע באשר להצהרות שהוא מכיל. הסייג החשוב על פי דיני הדין ההולנדי הוא שאם צד זה מכחיש בתוקף שהחתימה שלו, המסמך אינו מוכיח דבר עד שהצד המסתמך עליו יקבע מהיכן הגיעה החתימה. חתימה מסויגת הופכת את ההוכחה הזו לפשוטה, מכיוון שהתעודה ונתוני הביקורת מזהים את החותם. בחתימה פשוטה, אותה הוכחה תלויה לחלוטין במה שנרשם בפלטפורמת החתימה שלך באותה עת, דבר שלא ניתן לשחזר מאוחר יותר.
זהות, כוונה ויושרה בפועל
זהות נקבעת על ידי כל מה שהתהליך לוכד לפני יישום החתימה. קישור שנשלח בדוא"ל מוכיח שליטה בתיבת דואר ועוד קצת. גורם שני בטלפון, עסקת בנק מאומתת, בדיקת מסמך זהות באמצעות וידאו, או תעודה מוסמכת המתקבלת לאחר אימות פנים אל פנים, כל אחד מהם מעלים את הרמה, וכל אחד מהם משאיר תיעוד. כאשר מספר אנשים חולקים את אותה פרטי התחברות למחלקה, התהליך אינו קובע דבר לגבי מי חתם, וזוהי חולשה חוזרת ונשנית בתיקי תעסוקה ורכש.
כוונה מוצגת על ידי הפעולה: פתיחת המסמך, גלילה בו ולאחר מכן בחירה לחתום, כאשר הגרסה שנחתמה היא הגרסה המוצגת. פלטפורמה שמתעדת את קוד ה-hash של המסמך, הזמן, האימות בו נעשה שימוש ורצף השלבים מייצרת את הראיות לכך שהייתה כוונה. יושרה היא הצד הקריפטוגרפי של אותה נקודה. מסמך חתום חושף כל שינוי מאוחר יותר, ולכן אין לערוך חוזה חתום כדי לתקן שגיאת הקלדה; גרסה מתוקנת היא מסמך חדש וזקוקה לסבב חתימה חדש.
שמירת הרשומה
נתיב הביקורת הוא חלק מהמסמך החתום, לא מחשבה שלאחר מעשה אדמיניסטרטיבית, ויש לאחסן אותו יחד איתו: מי הוזמן, מי פתח אותו, כיצד הם אומתים, מתי הם חתמו, ותוצאת האימות עבור כל תעודה ברגע החתימה. תעודות פגות תוקפן, וחתימה שאומתה בזמן החתימה נותרת ניתנת לאימות לאחר מכן רק אם אימות זה נרשם. השמירה צריכה לפעול לפי התקופות החלות על מערכת היחסים הבסיסית, שמשמעותן שבע שנים עבור רישומים הרלוונטיים לצורכי מס על פי חוק מיסי המדינה הכלליים, וארוך יותר כאשר מדובר בנכסי מקרקעין.
היכן חתימות אלקטרוניות משתבשות
הכשלים שאנו רואים מתחלקים למספר קטן של דפוסים. הראשון הוא חוסר התאמה בין האימות בו נעשה שימוש לבין ערך המסמך: חתימה בלחיצה על הסכם בשווי שנת מחזור. השני הוא תיבת דואר משותפת או התחברות משותפת, מה שמקשה על ייחוס הפעולה לאדם. השלישי הוא צו חתימה שאינו תואם את עמדת הסמכות, כאשר האדם שחתם לא יכול היה לחייב את החברה; בדיקת סמכות ייצוג במרשם לשכת המסחר שייכת לתהליך החתימה, לא לאחריו. הרביעי הוא רישום לא שלם, כאשר הפלטפורמה משתנה או שהמנוי פג תוקף ונתוני הביקורת הולכים איתו.
אף אחת מהן אינה יקרה לתיקון, וכולם יקרים לניהול משפטי. לפני שאתם חותמים על חוזה , ולפני שאתם מבקשים מהצד שכנגד לחתום עליו, כדאי להחליט מראש איזו רמת חתימה נדרשת במסמך ומי מכל צד רשאי להשתמש בה. כאשר חתימה מוגשת מטעם מישהו אחר, ייפוי הכוח הבסיסי צריך להיות מתועד היטב כמו החתימה עצמה.
מסמכים הדורשים טיפול מיוחד
סעיפים מסוימים תקפים רק אם הוסכם בכתב, ודרישת הכתובה היא המקום בו יש להגנה לרוב על חתימה אלקטרונית. סעיף אי-תחרות ותקופת ניסיון בחוזה עבודה חייבים להיות מוסכמים בכתב, וחוזה עבודה שנחתם דרך פורטל יעמוד בדרישה זו רק אם העובד יכול לעיין ולאחסן את הטקסט וניתן לקבוע את רגע החתימה. בחוזים צרכניים שנחתמים מרחוק, המידע שעל הסוחר לספק חייב להינתן על גבי מדיום עמיד, כך שזרימת החתימה וזרימת המידע צריכים להיות מתוכננים יחד. עבור הסכמים עם צד נגדי מחוץ לאיחוד האירופי, יש לבדוק האם החתימה תוכר באותו תחום שיפוט לפני בחירת הרמה, מכיוון שכלל השקילות של תקנת eIDAS מגיע רק עד לגבול האיחוד.
הגדרת תהליך חתימה שקיים
מדיניות מעשית היא קצרה. סווגו מסמכים לשלוש שכבות, קשרו כל שכבה לרמת חתימה, ציינו את האנשים המורשים לחתום בכל שכבה, דרשו שסימן הביקורת יאוחסן יחד עם המסמך, ורשמו את העסקאות שצריכות להגיע לנוטריון. בדקו את המדיניות פעם אחת מול החוזים הסטנדרטיים שלכם ופעם אחת מול החוזים שהצדדים הנגדיים הגדולים ביותר שלכם מבקשים מכם לחתום עליהם, מכיוון שבקבוצה השנייה טמון הסיכון.
Law & More מייעץ לעסקים בנושא חתימה אלקטרונית, על תנאי החוזה הנלווים אליה, ועל סכסוכים בהם תוקף החתימה שנוי במחלוקת. אם ברצונכם שתהליך החתימה שלכם או הסכם ספציפי ייבדקו, צור קשרהעמוד שלנו ב ייעוץ משפטי בנושא חוזים מסביר איך אנחנו עובדים.
