ה-GDPR אינו קובע טבלה של תקופות שמירה. הכלל הוא כי אין לשמור נתונים אישיים בצורה המאפשרת זיהוי למשך זמן ארוך יותר מהנדרש למטרות שלשמן הם עובדו, מה שאומר שמעסיק צריך להחליט, לפי קטגוריה, כמה זמן הוא באמת זקוק לנתונים ולהיות מסוגל להסביר החלטה זו.
בפועל, מעסיקים הולנדים עובדים עם שני עוגנים: תקופה כללית של כשנתיים לאחר סיום העסקה עבור רוב נתוני כוח האדם, ושבע שנים עבור כל דבר שרשות המס דורשת, משום שזוהי תקופת השמירה הסטטוטורית של רישומים כספיים. המאמר שלנו על מה שניתן לשמור בתיק כוח אדם עוסק בתוכן; המאמר הזה עוסק בכמה זמן.
קטגוריית שנתיים
רוב התיק נמצא כאן: חוזה העבודה והתיקונים שלו, התכתבויות בנוגע לביצועים, הערכות, רישומי הכשרה, אזהרות, רישומי תאריכי היעדרות, והרישום המנהלי הכללי של ההעסקה. שנתיים לאחר סיום ההעסקה הן התקופה המקובל, והיא תואמת את התקופות בהן מוגשות בדרך כלל תביעות תעסוקה.
כאשר סכסוך מתנהל או צפוי, ניתן לשמור נתונים הרלוונטיים אליו עד לפתרון. זהו צורך לגיטימי, אך הוא מצדיק שמירת החומר הרלוונטי, ולא את התיק כולו, ללא הגבלת זמן.
קטגוריית שבע השנים
ניהול השכר, דוח מס השכר והעתק של תעודת הזהות שאומת בתחילת העבודה נשמרים למשך שבע שנים לאחר תום השנה בה הסתיימה העבודה, משום שחוקי המס מחייבים זאת. כאן למעסיק אין שיקול דעת: החובה הפיסקלית קובעת את התקופה, והיא גוברת על עקרון המזעור הכללי עבור רישומים ספציפיים אלה.
מועמדים
נתוני מועמדים שלא ממונים בדרך כלל מושמדים תוך ארבעה שבועות מסיום ההליך. בהסכמת המועמד ניתן לשמור אותם עד שנה, וזה מה שמסתכם במאגר כישרונות - והסכמה פירושה בחירה אמיתית, מתועדת, לא שורה בהצהרת פרטיות.
מחלה ונתונים רפואיים
נתונים על בריאותו של העובד מוחזקים על ידי רופא החברה, לא על ידי המעסיק, והם כפופים לסודיות רפואית עם כללי שמירת מידע משלו. מה שהמעסיק שומר מוגבל לתאריכי היעדרות ולמידע הדרוש לצורך שילוב מחדש ותשלום שכר, ואלה פועלים לפי תקופות שמירת העובדים הרגילות.
לגרום לזה לעבוד בפועל
שלושה דברים הופכים זאת מתיאוריה לעמידה בדרישות. לוח זמנים לשמירה הקובע את התקופה לכל קטגוריה, המתועדת במרשם העיבוד. רגע שנתי קבוע שבו לוח הזמנים מיושם בפועל, משום שמדיניות השמירה נכשלת עקב חוסר מעש ולא עקב חילוקי דעות. ומחיקה אמיתית: הסרת קובץ ממערכת כוח האדם בזמן שנותרו עותקים בתיבות דואר, כוננים משותפים וגיבויים אינה מחיקה, והיא הדבר הראשון שבקשת גישה חושפת.
שאלות נפוצות
האם עובד יכול לדרוש מחיקת מידע?
לעיתים, הזכות למחיקה חלה כאשר הנתונים אינם נחוצים עוד או עובדו שלא כדין, אך היא אינה גוברת על חובת שמירה חוקית כגון חובת שמירה פיסקלית.
האם נוכל לשמור קובץ למשך זמן רב יותר למקרה של תביעה עתידית?
כאשר תביעה צפויה באופן מציאותי, כן, עבור החומר הרלוונטי לה. אפשרות כללית של מחלוקת עתידית אינה מצדיקה שמירה על הכל.
מה לגבי הפניות ומסמכי יציאה?
הם נופלים תחת קטגוריית כוח האדם הכללי. שמירה על הסכם הפשרה לתקופה הכספית ניתנת להגנה כאשר יש לה השלכות על שכר.
עצה
אנו מנסחים לוחות זמנים לשמירה, בודקים את ניהול כוח האדם מול ה-GDPR, וממליצים על בקשות למחיקה או גישה. אנא צרו קשר Law & More.
