כיצד לרשום חברה בכתובת משרד וירטואלי?
שאלה נפוצה בקרב יזמים היא האם אתה יכול לרשום חברה בכתובת משרד וירטואלית. בחדשות לעתים קרובות קראת על חברות זרות עם כתובת דואר בהולנד. יש יתרונות בכך שיש לחברות שנקראות תיבות דואר. רוב היזמים יודעים שהאפשרות הזו קיימת, אך כיצד אתם מנהלים אותה ואילו דרישות עליכם לעמוד, עדיין לא ברור עבור רבים. הכל מתחיל ברישום בלשכת המסחר. אפשר לרשום את העסק שלך גם אם אתה גר בחו"ל. עם זאת, קיימת בקשה עיקרית: לחברה שלך צריכה להיות כתובת ביקור הולנדית או שהפעילות העסקית של החברה שלך צריכה להתקיים בהולנד.
חנות האינטרנט
כבעלים של חנות אינטרנט יש לך חובות משפטיות כלפי הלקוח. חובה לקיים מדיניות החזרות, עליכם להיות נגישים לפניות לקוחות, אתם אחראים לאחריות ואתם נדרשים להציע אפשרות אחת לאחר תשלום לפחות. במקרה של רכישה צרכנית, הדרישה היא גם כי צרכן לא צריך לשלם יותר מ- 50% מסכום הרכישה מראש. כמובן שמותר, אם הצרכן עושה זאת בהתנדבות, לשלם תשלום מלא אך קמעונאי (אינטרנט) אינו רשאי לחייב. דרישה זו חלה רק כאשר אתה רוכש מוצרים, עבור שירותים נדרש תשלום מלא מראש.
האם אזכור כתובת חובה?
המיקום של פרטי הקשר חייב להיות ברור והגיוני בחנות האינטרנט. הסיבה מאחורי זה היא שללקוח יש את הזכות לדעת עם מי הוא/היא עושה עסקים. דרישה זו נתמכת על ידי חוק ולכן חובה לכל חנות אינטרנט.
פרטי הקשר מורכבים משלושה חלקים:
- זהות החברה
- פרטי הקשר של החברה
- הכתובת הגאוגרפית של החברה.
זהות החברה פירושה פרטי הרישום של החברה כגון מספר לשכת המסחר, מספר המע"מ ושם החברה. פרטי ההתקשרות הם הנתונים שבהם הצרכנים יכולים להשתמש כדי ליצור קשר עם חנות האינטרנט. הכתובת הגיאוגרפית מכונה הכתובת ממנה החברה עושה את עסקיה.
הכתובת הגיאוגרפית חייבת להיות כתובת ניתנת לביקור ואינה יכולה להיות כתובת דואר. בחנויות אינטרנט קטנות רבות, כתובת יצירת הקשר זהה לכתובת הגיאוגרפית. יתכן וקשה לעמוד בדרישה לספק פרטי התקשרות. כאן למטה תוכל לקרוא עוד על איך אתה עדיין יכול לעמוד בדרישה זו.
כתובת וירטואלית
אם אינך רוצה או אינך מסוגל לתת כתובת ביקור בחנות האינטרנט שלך, תוכל להשתמש בכתובת משרד וירטואלית. כתובת זו יכולה להיות מנוהלת גם על ידי הארגון אליו משלמים שכר דירה. לסוג זה של ארגונים יש גם שירותים שונים כמו מעקב והעברת פריטי דואר. בעל כתובת הולנדית טוב לאמון המבקרים בחנות האינטרנט שלך.
למי?
יתכן שתזדקק לכתובת משרד וירטואלית מכמה סיבות. כתובת משרד וירטואלית מיועדת בעיקר ל:
- אנשים שעושים עסקים בבית; שרוצים להפריד בין החיים העסקיים והפרטיים.
- אנשים שעושים עסקים בחו"ל אך מנסים גם להחזיק משרד בהולנד;
- אנשים עם מפעל בהולנד, שמעוניינים שיהיה להם משרד וירטואלי.
בתנאים מסוימים, כתובת וירטואלית עשויה להירשם בלשכת המסחר.
הרשמה בלשכת המסחר
במהלך תהליך הגשת הבקשה יירשם סניף אחד או יותר של החברה שלך. בתהליך זה יירשמו גם כתובת הדואר וגם כתובת הביקור. כתובת הביקור תחול רק אם תוכל להוכיח שהסניף שלך נמצא שם. ניתן לאמת זאת באמצעות חוזה שכירות. זה חל גם אם החברה שלך ממוקמת במרכז עסקים.
אם הסכם השכירות מראה שאתה שוכר משרד(חלל) לצמיתות, תוכל לרשום זאת ככתובת הביקור שלך בפנקס המסחר. כתובת קבועה להשכרה אינה אומרת שאתה תמיד חייב להיות נוכח, אבל אתה חייב להיות נוכח באופן קבוע במידת הצורך. לדוגמה, אם אתה שוכר שולחן או משרד לשעתיים בשבוע, זה לא מספיק כדי לעמוד בדרישות לרישום החברה שלך.
כדי לרשום את החברה שלך, עליך לרשות מספר מסמכים:
- טפסי הרישום של לשכת המסחר;
- חוזה שכירות חתום, - חוזה רכישה, או חכירה מכתובת הביקור ההולנדית;
- עותק חוקי של הוכחת זהות תקפה (אתה יכול לתאם זאת עם שגרירות הולנד או נוטריון);
- תמצית מקורית או עותק חוקי של מרשם האוכלוסין של עיריית החוץ בה אתה גר, או מסמך אחר של ארגון רשמי בו כתוב את כתובתך הזרה.
תקנות לשכת המסחר הנוגעות ל'משרד וירטואלי '
בשנים האחרונות ניתן להבחין כי משרד וירטואלי הוא משרד בו הייתה חברה אך לא בוצעה בו העבודה בפועל. לפני כמה שנים שינתה לשכת המסחר את הכללים למשרד וירטואלי. בעבר היה נהוג שחברות המכונות 'Ghost' מיישבות את עסקיהן בכתובת משרד וירטואלית.
על מנת למנוע פעילות בלתי חוקית, לשכת המסחר בודקת האם לחברות יש משרד וירטואלי שמבצע את פעילותן גם מאותה כתובת. לשכת המסחר מכנה זאת פרקטיקה עסקית בת קיימא. זה לא אומר שגם יזמים שיש להם משרד וירטואלי חייבים להיות נוכחים בו באופן קבוע, אבל זה אומר שהם חייבים להיות בעלי יכולת להיות נוכחות קבועה בעת הצורך.
אם יש לך שאלות לגבי בלוג זה או אם אתה מתקשה בלשכת המסחר, אנא צור קשר עם עורכי הדין של Law & More. אנו נענה על שאלותיכם ונספק סיוע משפטי במידת הצורך.
